+42.5 млн руб. прибыли в первый год в гипермаркете при одновременной обработке 1800 заявок

Кейс

Поделиться в социальных сетях:
Клиент Проект Результат
Гипермаркет товаров для дома и дачи. Автоматизация системы закупки с помощью системы «Первая Форма» Создана единая система контроля нетоварных закупок.
27 магазинов в России. Продолжительность: 2 месяца Одновременно в системе обрабатывается 1800 заявок.
5500 сотрудников. Участники со стороны клиента: топ-менеджмент, отдел эксплуатации, финансовый отдел Введена автоматическая система проверки контрагентов.
Годовой оборот: 30.9 млрд руб. Стоимость проекта: 12 млн руб. Ассоциированная с проектом дополнительная прибыль – 42.5 млн руб. в первый год.

 

Кратко

У крупной торговой сети были проблемы с согласованием нетоварных закупок с центральным офисом: слишком много переписки, информационных потоков и документов; слишком большие потери, хаос и слабый контроль.

Эксперты КСК групп решили проблему с помощью сквозной автоматизации внутренних процессов. Для всей компании разработана единая логика согласования закупок, в которую встроен контур проверки надежности контрагента и система сбора первичных документов.

Ситуация

Компания – федеральная сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи. Гипермаркеты располагаются в 13 городах России: в торговых центрах и отдельных зданиях.

Для эксплуатации каждого гипермаркета в компании работает специальный департамент: он отвечает за аренду, коммунальные платежи, закупку расходных материалов и торгового оборудования, систем связи и охраны. Этот же отдел курировал закупку услуг: консультантов, обработки персональных данных, брокеров, организацию мероприятий и др.

Это называют нетоварными закупками: все, что сеть гипермаркетов закупает для работы, но не перепродает.

Несмотря на то, что часть гипермаркетов расположена в регионах, все нетоварные закупки проходят через центральный офис. У региональных менеджеров нет автономии: каждую заявку на закупку очередной партии канцтоваров они пропускают через Москву.

1

Региональные гипермаркеты сети были вынуждены согласовывать каждую закупку с московским офисом

Проблема

Вместе с ростом сети контроль закупок становился все более сложным. Заявки на закупку начали теряться или согласовываться слишком долго. Письма терялись, поток информации не был никак структурирован, общение шло в электронной почте. Руководитель отдела эксплуатации не мог мгновенно получить общую картину закупок по всей сети.

Из-за несовершенства системы согласований у компании были проблемы со скоростью принятия решений. Отделы могли бесконечно согласовывать друг с другом договоры и счета, а в это время магазины в регионах не могли закупить необходимые для работы товары и услуги.

Например, магазину в Краснодаре нужно было срочно сменить подрядчика для охраны торгового зала. Чтобы это сделать, региональный менеджер готовил список предложений от краснодарских охранных предприятий, отправлял его в Москву, там этот список проходил цепочку согласований. Пока шло согласование, полномочия предыдущего подрядчика могли закончиться, зал мог остаться без охраны.

 

«Крупные федеральные сети должны выбирать между контролем и скоростью.

Чтобы центральный офис смог контролировать подразделения, придется пожертвовать оперативностью. А если в приоритете скорость работы, то центр должен дать филиалам больше самостоятельности и отпустить контроль.

В итоге компании выбирают нечто среднее и не добиваются ни того, ни другого: ни должного уровня контроля, ни нужной скорости. В такой ситуации путь один: автоматизация процесса принятия решений».

 

Решение

Компания объявила тендер на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Тендер выиграла КСК групп со следующим стратегическим решением:

  • начать проект с внедрения системы согласования и проверки договоров. Сначала – только договоров IT-департамента, далее – во всей компании;
  • развернуть систему управления нетоварными закупками, начиная с региональных магазинов;
  • по результатам внедрения рассмотреть возможность автоматизации других бизнес-процессов.

Смысл автоматизации в том, чтобы вся информация внутри компании циркулировала не в почте и по телефону, а в единой структурированной системе обмена информацией. Для этого нужна система, которая умеет подстраиваться под сложные бизнес-процессы и может быть внедрена без существенных затрат.

В качестве технологической основы КСК групп использует систему «Первая Форма»: это гибкая система управления и контроля, созданная с учетом задач крупного бизнеса.

Реализация

На первом этапе эксперты «Первой Формы» и КСК групп развернули у клиента систему согласования договоров. Теперь любой договор на нетоварную закупку проходил стандартные формализованные шаги. Больше не нужно пересылать договор от одного сотрудника к другому: договор сам движется между сотрудниками.

«Первая Форма» – система типа Workflow, поэтому мы смогли сделать порядок согласования именно таким, какой нужен был компании.

sxema-01

Схема согласования, которая была внедрена у клиента

Одним из элементов согласования стала проверка добросовестности поставщиков. Благодаря этой проверке снизились риски при заключении договоров.

Система управления не привязана к географии, но имеет жесткую систему прав и ролей. Центральный офис имеет полный контроль над всей системой, региональные менеджеры видят только вверенные им регионы. При этом региональный менеджер может быть в командировке в Москве или в другом регионе и все еще иметь доступ к нужным ему документам.

5

Менеджеры имеют доступ только к определенным операциям

Те же принципы использовались в системе согласования заявок на закупки. Теперь менеджеры легко согласовывают нужные заявки через Москву, а центральный офис видит полную картину закупок.

На момент завершения тендерного проекта новой системой пользовались кадровики, служба эксплуатации, маркетинг, администрация, безопасники, логисты и айтишники. Для каждого подразделения мы разработали отдельные виды заявок, не нарушая общей логики автоматизированной системы. «Первая Форма» автоматизировала и сделала подконтрольным практически весь бэк-офис распределенной торговой сети.

probe1-01-01

Все заявки вовлеченных в проект отделов и служб подаются через единую систему

Также был автоматизирован контур первички: теперь все первичные документы от всех поставщиков являются частью системы согласования. Для компании это значит, что больше нет потерянных первичных документов, нет проблемы с повторным их запросом и контролем их оформления. «Первая Форма» просто не дает менеджерам двигаться дальше, пока не будет порядок с документами.

kompanii-01

Первичные документы больше не теряются, ни один из этапов согласования нельзя «пропустить»

Результат

  • Скорость согласования договоров и заявок сократилась на треть;
  • Собственник связывает этот прирост скорости с ростом выручки в 5%, что выразилось в приросте годовой прибыли на 42,5 млн руб;
  • Компания рассматривает возможность дальнейшей автоматизации процессов.

Автоматизация предприятия с КСК групп

КСК групп помогает ускорить работу предприятия, стандартизировать процессы, устранить управленческие, финансовые и юридические риски. Мы делаем всё, чтобы бизнес наших клиентов развивался. Узнайте, чем мы можем вам помочь.

 

Поделиться в социальных сетях:
Связаться с менеджером
Стать клиентом

Все поля обязательны к заполнению

Отправляя заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.





Связанные услуги: Автоматизация на базе 1С | Первая Форма | Аутсорсинг бухгалтерского учёта и налогов | Правовое консультирование

Политика конфиденциальности

Вы в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» своей волей и в своем интересе даёте письменное согласие ООО «КСК», находящемуся по адресу: г. Москва, ул. Земляной вал, д. 66/18 стр.5) (далее – «Оператор»), в целях ведения деловой переписки и осведомления об услугах и предложениях ООО «КСК», а также соблюдения ООО «КСК» и третьими лицами требований законодательства РФ, на обработку ваших персональных данных, к которым в общем случае относятся: фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (регистрации); номер домашнего и мобильного телефона; адрес электронной почты; номер паспорта или любого другого документа, удостоверяющего вашу личность, сведения о дате выдачи и выдавшем документ органе; год, месяц, день рождения; пол. ООО «КСК» вправе осуществлять обработку ваших персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу с использованием сети общего пользования Интернет), обезличивание, уничтожение ваших персональных данных.

Оператор вправе осуществлять обработку ваших персональных данных методом смешанной (в том числе автоматизированной) обработки.

Настоящее согласие вами дается на срок 1 год.