+42,5 млн руб. прибыли в первый год в гипермаркете при одновременной обработке 1800 заявок

Кейс

Поделиться в социальных сетях:
Клиент Проект Результат
Гипермаркет товаров для дома и дачи Автоматизация системы закупки с помощью системы «Первая Форма» Создана единая система контроля нетоварных закупок
27 магазинов в России Продолжительность: 2 месяца Одновременно в системе обрабатывается 1800 заявок
5500 сотрудников Участники со стороны клиента: топ-менеджмент, отдел эксплуатации, финансовый отдел Введена автоматическая система проверки контрагентов
Годовой оборот: 30.9 млрд руб. Стоимость проекта: 12 млн руб. Ассоциированная с проектом дополнительная прибыль – 42.5 млн руб. в первый год

 

Кратко

У крупной торговой сети были проблемы с согласованием нетоварных закупок с центральным офисом: слишком много переписки, информационных потоков и документов; слишком большие потери, хаос и слабый контроль.

Эксперты КСК групп решили проблему с помощью сквозной автоматизации внутренних процессов. Для всей компании разработана единая логика согласования закупок, в которую встроен контур проверки надежности контрагента и система сбора первичных документов.

Ситуация

Компания – федеральная сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи. Гипермаркеты располагаются в 13 городах России: в торговых центрах и отдельных зданиях.

Для эксплуатации каждого гипермаркета в компании работает специальный департамент: он отвечает за аренду, коммунальные платежи, закупку расходных материалов и торгового оборудования, систем связи и охраны. Этот же отдел курировал закупку услуг: консультантов, обработки персональных данных, брокеров, организацию мероприятий и др.

Это называют нетоварными закупками: все, что сеть гипермаркетов закупает для работы, но не перепродает.

Несмотря на то, что часть гипермаркетов расположена в регионах, все нетоварные закупки проходят через центральный офис. У региональных менеджеров нет автономии: каждую заявку на закупку очередной партии канцтоваров они пропускают через Москву.

1

Региональные гипермаркеты сети были вынуждены согласовывать каждую закупку с московским офисом

Проблема

Вместе с ростом сети контроль закупок становился все более сложным. Заявки на закупку начали теряться или согласовываться слишком долго. Письма терялись, поток информации не был никак структурирован, общение шло в электронной почте. Руководитель отдела эксплуатации не мог мгновенно получить общую картину закупок по всей сети.

Из-за несовершенства системы согласований у компании были проблемы со скоростью принятия решений. Отделы могли бесконечно согласовывать друг с другом договоры и счета, а в это время магазины в регионах не могли закупить необходимые для работы товары и услуги.

Например, магазину в Краснодаре нужно было срочно сменить подрядчика для охраны торгового зала. Чтобы это сделать, региональный менеджер готовил список предложений от краснодарских охранных предприятий, отправлял его в Москву, там этот список проходил цепочку согласований. Пока шло согласование, полномочия предыдущего подрядчика могли закончиться, зал мог остаться без охраны.

Игорь Островский, старший партнер КСК групп

«Крупные федеральные сети должны выбирать между контролем и скоростью.

Чтобы центральный офис смог контролировать подразделения, придется пожертвовать оперативностью. А если в приоритете скорость работы, то центр должен дать филиалам больше самостоятельности и отпустить контроль.

В итоге компании выбирают нечто среднее и не добиваются ни того, ни другого: ни должного уровня контроля, ни нужной скорости. В такой ситуации путь один: автоматизация процесса принятия решений».

 

Решение

Компания объявила тендер на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Тендер выиграла КСК групп со следующим стратегическим решением:

  • начать проект с внедрения системы согласования и проверки договоров. Сначала – только договоров IT-департамента, далее – во всей компании;
  • развернуть систему управления нетоварными закупками, начиная с региональных магазинов;
  • по результатам внедрения рассмотреть возможность автоматизации других бизнес-процессов.

Смысл автоматизации в том, чтобы вся информация внутри компании циркулировала не в почте и по телефону, а в единой структурированной системе обмена информацией. Для этого нужна система, которая умеет подстраиваться под сложные бизнес-процессы и может быть внедрена без существенных затрат.

Согласовываются документы после внедрения «Первой формы»

В качестве технологической основы КСК групп использует систему «Первая Форма»: это гибкая система управления и контроля, созданная с учетом задач крупного бизнеса.

Реализация

На первом этапе эксперты «Первой Формы» и КСК групп развернули у клиента систему согласования договоров. Теперь любой договор на нетоварную закупку проходил стандартные формализованные шаги. Больше не нужно пересылать договор от одного сотрудника к другому: договор сам движется между сотрудниками.

«Первая Форма» – система типа Workflow, поэтому мы смогли сделать порядок согласования именно таким, какой нужен был компании.

sxema-01

Схема согласования, которая была внедрена у клиента

Одним из элементов согласования стала проверка добросовестности поставщиков. Благодаря этой проверке снизились риски при заключении договоров.

Система управления не привязана к географии, но имеет жесткую систему прав и ролей. Центральный офис имеет полный контроль над всей системой, региональные менеджеры видят только вверенные им регионы. При этом региональный менеджер может быть в командировке в Москве или в другом регионе и все еще иметь доступ к нужным ему документам.

5

Менеджеры имеют доступ только к определенным операциям

Те же принципы использовались в системе согласования заявок на закупки. Теперь менеджеры легко согласовывают нужные заявки через Москву, а центральный офис видит полную картину закупок.

На момент завершения тендерного проекта новой системой пользовались кадровики, служба эксплуатации, маркетинг, администрация, безопасники, логисты и айтишники. Для каждого подразделения мы разработали отдельные виды заявок, не нарушая общей логики автоматизированной системы. «Первая Форма» автоматизировала и сделала подконтрольным практически весь бэк-офис распределенной торговой сети.

probe1-01-01

Все заявки вовлеченных в проект отделов и служб подаются через единую систему

Также был автоматизирован контур первички: теперь все первичные документы от всех поставщиков являются частью системы согласования. Для компании это значит, что больше нет потерянных первичных документов, нет проблемы с повторным их запросом и контролем их оформления. «Первая Форма» просто не дает менеджерам двигаться дальше, пока не будет порядок с документами.

kompanii-01

Первичные документы больше не теряются, ни один из этапов согласования нельзя «пропустить»

Результат

  • Скорость согласования договоров и заявок сократилась на треть;
  • Собственник связывает этот прирост скорости с ростом выручки в 5%, что выразилось в приросте годовой прибыли на 42,5 млн руб.;
  • Компания рассматривает возможность дальнейшей автоматизации процессов.

Автоматизация предприятия с КСК групп

КСК групп помогает ускорить работу предприятия, стандартизировать процессы, устранить управленческие, финансовые и юридические риски. Мы делаем все, чтобы бизнес наших клиентов развивался. Узнайте, чем мы можем вам помочь.

Поделиться в социальных сетях:
Связаться с менеджером
Стать клиентом

Все поля обязательны к заполнению

Отправляя заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.





Связанные услуги: Автоматизация на базе 1С | Первая Форма | Аутсорсинг бухгалтерского учёта и налогов | Правовое консультирование

Политика конфиденциальности

Вы в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» своей волей и в своем интересе даёте письменное согласие ООО «КСК», находящемуся по адресу: г. Москва, ул. Земляной вал, д. 66/18 стр.5) (далее – «Оператор»), в целях ведения деловой переписки и осведомления об услугах и предложениях ООО «КСК», а также соблюдения ООО «КСК» и третьими лицами требований законодательства РФ, на обработку ваших персональных данных, к которым в общем случае относятся: фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (регистрации); номер домашнего и мобильного телефона; адрес электронной почты; номер паспорта или любого другого документа, удостоверяющего вашу личность, сведения о дате выдачи и выдавшем документ органе; год, месяц, день рождения; пол. ООО «КСК» вправе осуществлять обработку ваших персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу с использованием сети общего пользования Интернет), обезличивание, уничтожение ваших персональных данных.

Оператор вправе осуществлять обработку ваших персональных данных методом смешанной (в том числе автоматизированной) обработки.

Настоящее согласие вами дается на срок 1 год.