Кейсы по автоматизации Прекратить воровство сотрудников в торговой компании

Прекратить воровство сотрудников в торговой компании

Клиент

  • Компания «Луч»
  • Продажа брендовой стоковой одежды из Европы
  • 14 лет на рынке
  • Оборот – 300 млн руб.

Проект

  • Автоматизация на базе «1С»
  • Продолжительность – две недели
  • Участники со стороны клиента – два собственника
  • Стоимость проекта – 200 тыс. руб.

Результат

  • Прекращено корпоративное мошенничество
  • ROI – 22 500%

Кратко

Торговая компания столкнулась с воровством сотрудников. Менеджеры при продажах завышали цены на товары, а разницу оставляли себе. За 2016 год потери составили несколько десятков миллионов рублей. Консультанты внедрили систему контроля прав доступа сотрудников при формировании счетов. Благодаря этому воровство прекратилось.

Ситуация

Компания «Луч» поставляет брендовую стоковую одежду из Европы. В ассортименте клиента – 80 брендов, продукция распространяется по всей России.

Фирма на рынке 14 лет, и все это время выручка стабильно росла. Ситуация изменилась в 2014–2015 гг.: оборот компании упал в пять раз. На бизнесе сказался кризис: курс рубля упал, а товар «Луч» закупает в Европе. Но была и вторая причина: сотрудники стали воровать.

Проблема

Продажи в компании фиксировались менеджерами в системе «1С: Предприятие.7» через выставление счетов. Воровство стало возможным, потому что персонал мог редактировать цены в счетах на свое усмотрение. Доступ к этой опции был у всех.

На практике это выглядит так: куртка стоит 1000 рублей, менеджер при выставлении счета указывает 1200, а разницу кладет себе в карман. По оценке собственников компании, эта простая схема в 2016 году принесла убытков на 45 млн рублей.

Менеджеры меняли цены в счетах, а разницу клали себе в карман

Решение

Чтобы прекратить воровство сотрудников, консультанты предложили:

  • проанализировать текущую систему «1С», при необходимости заменить ее на более новую;
  • создать систему контроля прав доступа сотрудников;
  • провести для персонала обучение по работе в новой системе.

Нами была проведена диагностика существующей системы «1С», в которой работали менеджеры.

Заменена версия «1С» на более современное ПО.  Согласована и внедрена система контроля прав доступа сотрудников, расписаны инструкции. В дальнейшем было проведено обучение сотрудников для работы в новой системе.

Реализация

Консультанты установили в компании систему «1С: Предприятие.8». Она позволяет разграничить права доступа сотрудников к различным функциям.

В новой версии «1С: Предприятие» можно разграничить права доступа сотрудников к различным функциям

Раньше любой менеджер мог редактировать цену в счете. Новую версию консультанты настроили так, что теперь устанавливать цены мог только один-единственный сотрудник – старший менеджер. У его коллег доступа к этой опции больше нет, они могут только выгрузить счет для клиента, а менять цифры – нет.

У каждой группы пользователей – свой набор прав доступа

В новой версии «1С» есть и другие полезные функции в сравнении с предыдущей: можно назначать цену с учетом характеристик товаров, при отгрузке товаров можно использовать ордерную схему для разделения функций менеджера по продажам и кладовщика, в учете товаров, которые хранятся на складе, можно менять параметр «качество», например, для бракованных товаров.

Консультанты подготовили для сотрудников инструкции по работе в системе и провели обучение.

Результат

Главный результат проекта – воровство в компании прекратилось. По оценке собственников, ущерб от него в 2017 году был бы примерно таким же, как и в 2016-м, – 45 млн рублей. Сейчас мы обсуждаем с собственниками следующий совместный проект – разработку долгосрочной стратегии развития компании.