Автоматизация Автоматизация: навести порядок в документообороте и сэкономить 1 млн рублей

Автоматизация: навести порядок в документообороте и сэкономить 1 млн рублей

Клиент

  • Утилизация отходов
  • География деятельности: Москва и Московская область
  • 12 лет на рынке

Проект

  • Автоматизация документооборота на базе «Первой Формы»
  • Стоимость проекта:  350 тыс. руб.
  • Продолжительность — 3 месяца

Результат

  • ROI — 186 %
  • Время согласования документов сократилось в два раза
  • Экономия благодаря разгрузке сотрудников от бумажной работы — 1 млн рублей

Компания вывозит и утилизирует бытовые и промышленные отходы. Фирма работает в Москве и Подмосковье, ее клиенты— офисные центры, производственные предприятия, парки и т. д. Компания на рынке уже 12 лет, и дела с каждым годом идут все лучше: выручка и количество клиентов стабильно растут.

Но у этого есть и обратная сторона — стремительно увеличивается документооборот, и справляться с потоком бумаг все сложнее.

Проблема

Подготовка рамочных соглашений, продление действующих договоров, обработка счетов и входящей корреспонденции — все это занимало много времени. По словам менеджеров, еще около трех-четырех лет назад на работу с бумагами у них уходило около 20 % рабочего времени, но постепенно этот показатель вырос в два раза.

Одна из основных причин — в компании не было системы обработки и хранения документов. Были огромные бумажные архивы, в которых было очень сложно что-то найти. А если сотрудник взял папку из-за того, что ему понадобился конкретный договор, и не вернул ее на место, — скорее всего, этих документов уже никто никогда не видел.

При этом найти тот или иной документ требуется регулярно. Например, контрагент утверждает, что его услуги, оказанные полгода назад, не оплачены, или предъявляет претензии по качеству выполнения договора. Чтобы разрешить ситуацию, нужно восстановить хронологию сотрудничества — значит, предстоят долгие поиски в архиве. Это время менеджеры могли бы тратить продуктивнее: на привлечение новых клиентов и контакты с текущими.

Генеральный директор компании неоднократно посещал бизнес-завтраки и деловые вечера КСК групп. На одном из них он поделился своей проблемой — мы предложили решение.

Решение

«Мы называем это «болезнью роста»: бизнес растет, а вместе с ним — количество документов. Согласовывать договоры все сложнее, правки в текст вносятся в разных отделах: финансовом, коммерческом, юридическом... Рано или поздно в документах появляются ошибки, договоры начинают теряться. Это стандартная ситуация. Но из нее есть выход — автоматизация документооборота».

Денис Селезнев

руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» КСК групп

Реализация

Главная сложность проекта — сотрудники сопротивлялись нововведениям. Мы сталкиваемся с этим в большинстве проектов по автоматизации: персоналу не хочется менять привычный режим работы, каким бы неудобным он ни был.

Когда началось внедрение системы электронных документов, сотрудники начали жаловаться руководству, что консультанты «только мешают работать» и «совсем не знают нашей специфики».

Чтобы преодолеть сопротивление персонала, мы предложили генеральному директору план: создать инициативную группу из работников разных отделов. Эта группа участвовала во всех совещаниях по внедрению системы вместе с консультантами и топ-менеджментом. В такой представительной компании желающих высказывать недовольство практически не нашлось. К тому же сотрудникам было приятно, что они участвуют в проекте наравне с руководством.

Работники быстро вовлекались в работу и меняли свое мнение о системе. Этим мнением они делились с коллегами, когда возвращались с совещаний в свои отделы. Также они собирали обратную связь от сотрудников — это помогало настроить систему оптимальным образом.

Еще одним препятствием стала незаинтересованность в проекте со стороны топ-менеджеров — коммерческого директора и главного бухгалтера. Они считали, что в компании и так все работает нормально, а проблемы — это «издержки, от которых нельзя избавиться». Мы обсудили ситуацию с гендиректором и вместе решили, что не стоит раздувать конфликт. Мы предложили другой способ решения проблемы.

Гендиректор собрал расширенное совещание, в котором участвовали управленцы и несколько рядовых сотрудников — по одному от всех ключевых отделов. Цель совещания — подвести промежуточные итоги внедрения «Первой Формы». Сотрудники выступали по очереди, и складывалась следующая картина: система уже повысила эффективность работы во всех отделах, хотя проект еще даже не завершен. Негативных отзывов практически не было. Несговорчивые «топы» поняли, что со своей критикой они станут «белыми воронами». Резкого негатива от них больше не поступало, постепенно они тоже втянулись в проект по внедрению.

Мы создали удобный электронный архив документов. Чтобы найти нужный договор, сотрудникам теперь требуется не больше минуты. Построены маршруты согласования документов — в системе видно, на каком этапе договор и когда он будет готов.

Результат

За три месяца проблема с постоянными потерями документов была решена. Менеджерам больше не нужно тратить время на поиск нужного договора в архиве — все доступно в системе буквально в три-четыре клика. По оценке генерального директора клиента, «Первая Форма» помогла сэкономить компании 1 млн рублей — за счет того, что сотрудники теперь занимаются своими непосредственными обязанностями, а не бумажной работой.