К экспертам КСК ГРУПП обратилась группа компаний, оказывающая транспортно-экспедиционные и складские услуги. На рынке более 10 лет. Несмотря на значительный размер оборотных активов в компании в течение долгого времени наблюдался дефицит денежных средств для покрытия текущих обязательств. В результате регулярно возникала потребность использовать заемные средства (овердрафт). В компании понимали, в чем причина: значительную долю оборотных активов (более 75%) составляла дебиторская задолженность, на 60% состоящая из просроченных обязательств клиентов.
Учет дебиторской задолженности велся в информационной базе на платформе 1С 8.2 в формате отчета с разделением задолженности на текущую и просроченную в разрезе клиентов и количества дней просрочки.
Компания старалась управлять дебиторской задолженностью, мотивируя менеджеров по работе с клиентами на эффективную деятельность по сокращению просроченной задолженности. Успешные менеджеры избегали штрафных санкций при начислении ежемесячного бонусного фонда. Также с просроченной дебиторской задолженностью работал юридический департамент компании, но в его компетенцию входила работа только с безнадежной задолженностью.
Эксперты КСК ГРУПП провели диагностику существующих инструментов управления дебиторской задолженностью и составили предложение по разработке кредитной политики в отношении клиентов и написанию регламента к ней: определение критичного срока оплаты для клиентов (отдельным категориям клиентов могут предоставляться дополнительные дни к отсрочке), после наступления которого с помощью специальной программы блокируется возможность принимать заказы от партнеров-должников до погашения задолженности или предоставления гарантийного письма. Постановка клиентов-должников в стоп-лист осуществляется с предварительной рассылкой в их адрес уведомления о применении такой меры.
Возникли сложности – Клиент опасался негативной реакции своих клиентов на информационные письма о наступлении срока постановки в стоп-лист. Эксперты КСК ГРУПП предложили протестировать постановку в стоп-лист и рассылку информационных писем на разовых и «спящих» клиентах-должниках, результат превысил ожидания – уровень просроченной дебиторской задолженности стал стремительно снижаться.
В течение трех месяцев после внедрения проекта компания сократила уровень просроченной дебиторской задолженности в два раза (с 24 млн руб. до 12 млн руб.), в год экономия на процентах по овердрафту составила 2,4 млн руб.
