Проектное управление уверенно занимает свое место в деятельности основной массы предприятий. В принципе, проведение любых мер, ведущих к переменам, можно рассматривать именно как деятельность проектного характера. При этом реализация поставленных задач возможна лишь в случае, если осуществляется управление тем или иным проектом. Контрольные точки можно рассматривать среди максимально действенных приемов такого руководства. Полагаем, что это понятие известно большинству из имеющих отношение к данной сфере. Разумеется, данный прием дает вполне ощутимый результат, если его верным образом использовать. Однако совершенно не исключены задержка процесса либо явная неудача, если с этим приемом работают неумело.
Речь ниже пойдет о том, каким образом добиваться результатов, используя контрольные точки при работе над проектом.
Такие точки представляют собой временные отметки, на которых проверяется, удалось ли получить требуемый эффект. На подобных отметках наличные показатели сопоставляют с предусмотренными в соответствующих планах. Описание данных точек включает сведения о том, когда необходимо достичь заранее предусмотренных результатов и что они дадут в практическом плане.
Данный подход помогает менеджеру экономить усилия, направляемые на контролирование хода осуществления проекта. Та же выгода существует и для заказчика, которому требуется иметь представление о том, каковы будут для него промежуточные итоги на различных этапах.
В определенное время группа, ведущая работу над проектом, составляет отчет, включающий характеристику положения, в котором проект находится в настоящее время.
Допустим, в данном отчете реально совершенное расходится с заранее запланированным. Что надлежит сделать в первую очередь, ознакомившись с подобным документом? Определить источник проблем, который привел к неудаче, выявить ответственное лицо и применить к нему санкции.
Обратите внимание на собственную реакцию: если рабочий процесс идет не устраивающим вас образом, каким вопросом вы задаетесь? Если вам интересно, каким образом так вышло и кто за это отвечает, то обратите внимание на эффект от данного вопроса. Он имеет следствием уход от действительного исправления ситуации и получения требуемого результата. Усилия концентрируются на обнаружении того, кто несет личную ответственность, и последующем наказании. Можно ли с помощью деятельности такого характера выполнить работу и добиться целей?
«Мы наказали виноватых. Теперь дело за тем, чтобы ускориться и устранить отставание от расписания, тогда мы достигнем контрольной точки в соответствии с графиком!».
Погодите! Зачем требуется контроль?
Желательно сделать выбор в пользу второго предложения. Очень существенно, что контроль, являясь составной частью управленческой деятельности, позволяет добиться нужного итога.
Допустим, случились перемены. Обнаружилось несоответствие принятому плану. Один из вариантов действий — сконцентрироваться на том, чтобы настичь расписание, содержащееся в плане. Доступное решение — отыскать ответственных и подвергнуть наказанию. Даст ли это эффект? Маловероятно. Это не будет способствовать какому-либо улучшению. Прежде работали определенным образом и далее станут работать так же. Произошла концентрация на устранении ошибок, иначе говоря, на «напряженной работе». Работа во имя работы. Задачи же упущены из виду. Но с какой целью и во имя какого результата работают?
Проанализируем все с другой стороны. Допустим, промежуточные итоги, полученные в контрольной точке, отличаются от заранее предусмотренных. Не торопитесь реагировать принятым образом. Постарайтесь поставить точные вопросы.
Постарайтесь вникнуть в текущее положение и выразить его на словах, а потом согласиться, что это положение становится начальной точкой, начиная с которой предстоит действовать уже в соответствии с иным планом, который и требуется теперь разработать. Если допустимо уточнить цели, сделайте это. Сейчас вы находитесь ближе к ним, чем в начале, поэтому они видны лучше.
Обнаружили различия?
Когда контрольные точки понимают как прием для определения того, как далеко нам удалось уйти, как способ анализа и прояснения существующего положения, возможность установить, какая дистанция отделяет нас от требуемого результата, возникает возможность делать нужные поправки. Открываются доступ к модификации своих действий, способность воздействовать на процесс.
Что следует выполнить, чтобы добиться цели?
