Enterprise Content Management System

ECM, или Enterprise Content Management, представляет собой комплекс программного обеспечения, внедренного в организации в целях управления информационными данными предприятия. При этом создается единое медиапространство.

К главным задачам ECM относятся:

• возможность введения разнообразных данных (сканированной информации, из Интернета, распознавание контента);
• возможность хранить данные и создавать их резерв;
• разбивка по категориям;
• возможность искать и индексировать контент;
• использование информации пользователем;
• обеспечение совместного доступа;
• обеспечение контроля доступа к информации и ее версиям;
• размещение контента;
• возможность управления бизнесом при помощи информации.

Круг задач велик. Поэтому созданы системы, которым присущи определенные функции:

• СЭД — система, отвечающая за электронный документооборот в организации;
• Knowledge Management — программный продукт для управления существующими знаниями;
• Web Content Management, а также CMS позволяют управлять сайтами в Интернете;
• Digital Asset Management предназначен для создания, хранения и распространения мультимедийной информации;
• Record Management, а равно EAM предоставляют возможность управлять записями, пользоваться виртуальным почтовым ящиком;
• Business Process Management — программа для управления разными процессами в бизнесе.

Что такое корпоративный контент

К корпоративному контенту относится офисная и финансовая документация организации, в том числе счета-фактуры, соглашения и договоры, отчеты и пр. Корпоративный контент может быть представлен в виде бумажного или электронного файла, возможно, это таблица с данными. Для управления документацией предназначены программы СЭД, CRM или ERP.

Под определение подпадает и информация, которой обмениваются друг с другом специалисты предприятия посредством виртуальных чатов, форумов. Этот контент относится к записям и управляется при помощи RM.

Электронные письма создаются и распространяются при помощи системы EAM.

Страница компании в сети Интернет — это тоже корпоративный контент, но управляемый при помощи WCM.

Есть решение и для управления знаниями — это KM.

Нельзя упускать из виду медиаинформацию, представленную в виде фото, рекламных сообщений, видео и пр. Такой контент подвластен системе DAM.

Существуют также базы данных. Контент в них может храниться в структурированном или неструктурированном виде.

ECM и CMS: отличия

Обратите внимание, насколько близки по смыслу два термина: Enterprise Content Management и Content Management System. Первый является системой управления корпоративной информацией, второй — просто информацией.

На самом деле терминами ECM и CMS обозначаются системы с разнонаправленными задачами.

CMS — это чаще всего система управления сайтом или порталом компании. Это программа для создания сайта и его поддержки. С помощью движка можно редактировать новости, иную информацию, размещенную на сайте, публиковать статьи, управлять форумами.

ECM представляет собой комплекс программного обеспечения, с помощью которого управляется практически весь объем корпоративной информации и даже бизнес-процессы. CMS может быть частью ECM, если у организации есть свой сайт. В эту же систему включаются СЭД и программа для управления знаниями.

Развитие рынка ЕСМ: что прогнозирует Gartner

Инструментарий для управления ECM обновляется регулярно, появляются облачные технологии, новые запросы предприятий. Основные компании-разработчики продуктов ECM сливаются и сокращаются. В результате все это отражается на развитии рынка ECM-технологий. Согласно опубликованному отчету компании Gartner за 2010 г., есть четыре основных пути дальнейшего использования ЕСМ.

• ECM транзакционный. В него входят оцифровка документации и управление ее образами, контроль рабочих потоков, соответствия оформляемых писем, отчетов и пр. требованиям нормативных подзаконных актов, архивирование контента и т. д. подобные процессы длительные по времени и стабильные. Информация может иметь разную форму. Ее нужно масштабировать, управлять ее жизненным циклом. Производителями программных продуктов в данном направлении являются компании EMC, Open Text, а также IBM.
• ECM социальный. Он предполагает автоматизацию труда с носителями информатизации, затрагивает библиотечное дело. Также к этому направлению относится создание возможности работать над документами или с ними совместно, отслеживать выполнение поручений, контролировать копии, вести блоги, видеоканалы, виртуальный словарь. Социальное направление востребовано при подборе сотрудников, повышении их квалификации, при работе над проектами. Производителями подобных программных продуктов являются Alfresco, Microsoft. К ним же можно причислить Open Text.
• Программы ECM, призванные оптимизировать виртуальные линии передачи информации. Это направление включает различные технологии, применяемые для доведения информации посредством Интернета. Среди таких систем следует отметить WCM, DAM, системы интернет-­аналитики, управления мультимедиа и пр. Основные разработчики — Autonomy и Adobe.
• Система ECM может выступать и в качестве инфраструктурного проекта. Подобные технологии разрабатывают и внедряют IBM, Oracle, Microsoft. Программа встраивается в решения по управлению информацией, в целые платформы, которые поддерживают одновременно несколько приложений, управляющих данными. Так, при внедрении Microsoft SharePoint появляется возможность управлять данными. Результат — имеющиеся программы теряют свою актуальность.

Gartner считает, что в последующие два года система ECM будет активно развиваться по ряду направлений.

• Будет совершенствоваться и дорабатываться система, позволяющая эффективно управлять накопленными данными, то есть будет развиваться такая система, как legacy information management. Это связано с тем, что за годы деятельности предприятия накапливают терабайты электронной информации, в том числе архивированные файлы, переписку, видео, аудиоконтент. Один и тот же файл может иметь несколько копий, тем более в крупных предприятиях с дочерними компаниями и филиалами. Получается, что информация хранится в разрозненных источниках. Задача системы — управлять имеющимся контентом эффективно, структурировать его, чтобы можно было оперативно найти и использовать в работе. Gartner спрогнозировал, что в 2013 г. будут доминировать интегрированные решения, предназначенные для архивирования информации.
• Будет сделан существенный рывок в сфере поиска информации и ее обработки и анализа, то есть развитие получит система search and content analytics. Если будет развиваться система оперативного поиска и качественного анализа имеющейся информационной базы, это позволит в скором будущем в автоматическом режиме категоризировать контент. Кроме этого, уменьшится объем устаревшей и повторяющейся информации. Система позволит поддерживать перемещение информации с одного сервера на другой.
• Будут развиваться системы, благодаря которым упростится порядок использования доказательной базы в судебных органах, а также при разрешении спора в досудебном порядке. Подобные системы относятся к electronic discovery.
• Актуально внедрять облачные технологии для транспортировки сервисов ECM. Как вариант можно продвигать решения, в которых используется открытая исходная кодировка. Подобные сервисы будут пользоваться все большим спросом.
• Будут шире распространяться облачные вычисления. Они предложат рынку ECM более доступные системы. К крупнейшим провайдерам в этой области относятся компании Microsoft, Google, IBM.

Объем рынка ECM. Основные игроки

Согласно опубликованной информации Gartner, по итогам 2009 г. в развитие рынка приложений ECM было вложено свыше 3,5 млрд долл. США. Ежегодно этот рынок растет на 10%. Такая тенденция сохранится до 2014 г. Тогда объем средств в этом сегменте достигнет 5,7 млрд долл. США.

Отмечается, что в мировом масштабе доля управления информацией в Интернете равнялась в 2008–2010 гг. 15%. В то же время данный показатель достигает 30% в EMEA.

Примечательно, что Gartner составил схему, в которой представлены ведущие предприятия на рынке ECM.