Автоматизация бизнеса

В жизни практически любой компании, на этапе роста и развития, наступает кризис, связанный с управлением. Иногда руководство старается решить проблемы самостоятельно, а иногда — отдает на аутсорсинг квалифицированным консультантам. Мы считаем, что наиболее продуктивный вариант — равное партнерство руководителей компании (прежде всего — владельцев бизнеса) и сторонних консультантов. Как работает система автоматизации бизнес-процессов? Расскажем на примере.

Вот история от одного из наших клиентов — владельца компании «Стальная Группа Цезарь»:

«Невзирая на сравнительно немногочисленный штат (порядка 40 сотрудников), мы всегда стремимся четко следовать стандартам отрасли. Постоянное сотрудничество с представителями химической, машиностроительной и нефтяной отраслей диктует особое внимание к деталям. Поскольку малейшая неточность может сказаться на нашей репутации.

В 2014 году, по сравнению с предыдущим периодом, число сотрудников компании выросло в три раза. Это, безусловно, позитивная динамика, но всего два месяца спустя мы столкнулись с «болезнью роста» в виде проблем с управляемостью. Каждый начал работать по своему усмотрению и возможностям. Что в итоге приводило к ошибкам в поставках — критический для нас момент. Назревали изменения.

Для устранения ошибок мы сначала прибегли к контролю каждой совершаемой операции. С этой целью мы разработали формы для заполнения в формате Excel, попытались внедрить простейшую систему документооборота по электронной почте. Эффект был положительный: в течение года ошибки были устранены.

Следующим шагом стала система критериев оценки для компаний-клиентов. До введения этой системы неоднократно возникали трудности с принятием решений относительно кредитования: то есть можно ли поставлять конкретному клиенту товар с отсрочкой платежа или нет? Неправильные решения в данной ситуации приводили нас к судебным разбирательствам. Теперь же, к моменту заключения договора, у нас на руках есть вся необходимая информация относительно той или иной компании. Сюда входят: мнение менеджера, который ведет данного клиента; деловая репутация и отзывы коллег по рынку; все данные по арбитражным делам, в которых участвовала компания; финансовая отчетность за несколько периодов. Поэтому решение об отсрочке принимается намного быстрее и без негативных последствий.

Мы не нанимали новых сотрудников для внедрения всех этих преобразований, но активно привлекали уже имеющихся: начиная от менеджеров и специалистов и заканчивая руководством. Несмотря на первоначальные трудности из-за негативной реакции некоторых работников, со временем все нововведения оправдали себя.

На следующем этапе мы обратились к компании «1С Бит» для организации внутренних процессов при помощи технических решений. Они разработали для нас индивидуальные инструкции, с учетом внутренней организации и распределения обязанностей. После чего мы приступили к обучению менеджеров, специалистов, кладовщиков и других сотрудников. Всего лишь спустя год после запуска проекта процессы внутри компании стали намного прозрачнее. Автоматизация управления бизнес-процессами позволяет отслеживать историю каждой заявки, вносить корректировки и устранять недочеты.

В результате всех предпринятых действий существенно улучшилась и обработка заказов на нестандартную продукцию — за счет специальной формы заявки с полным наименованием изделия, указанием технического стандарта и материала, а также точных размеров.

Я уверен, что решение самостоятельно разработать систему менеджмента качества было очень верным. Поскольку именно у владельца компании должно быть самое четкое представление об ее особенностях и потребностях. В то же время не обязательно самому изобретать велосипед: если ты точно знаешь, какая модель тебе необходима, можно легко подобрать ее в магазине при помощи опытного консультанта. И, если такая потребность возникнет, легко доработать ее под свои нужды".

От себя добавим: оказывая услуги по автоматизации бизнес-процессов предприятий различных секторов экономики, мы всегда стремимся подтолкнуть руководство к тесному сотрудничеству с нашими консультантами. Только такой подход обеспечивает максимальную эффективность.