Milestone
Проектное управление уверенно занимает свое место в деятельности основной массы предприятий. В принципе, проведение любых мер, ведущих к переменам, можно рассматривать именно как деятельность проектного характера. При этом реализация поставленных задач возможна лишь в случае, если осуществляется управление тем или иным проектом. Контрольные точки можно рассматривать среди максимально действенных приемов такого руководства. Полагаем, что это понятие известно большинству из имеющих отношение к данной сфере. Разумеется, данный прием дает вполне ощутимый результат, если его верным образом использовать. Однако совершенно не исключены задержка процесса либо явная неудача, если с этим приемом работают неумело.
Речь ниже пойдет о том, каким образом добиваться результатов, используя контрольные точки при работе над проектом.
О понятии контрольных точек
Такие точки представляют собой временные отметки, на которых проверяется, удалось ли получить требуемый эффект. На подобных отметках наличные показатели сопоставляют с предусмотренными в соответствующих планах. Описание данных точек включает сведения о том, когда необходимо достичь заранее предусмотренных результатов и что они дадут в практическом плане.
Данный подход помогает менеджеру экономить усилия, направляемые на контролирование хода осуществления проекта. Та же выгода существует и для заказчика, которому требуется иметь представление о том, каковы будут для него промежуточные итоги на различных этапах.
Контрольные точки: наблюдение за ходом проекта с их использованием
В определенное время группа, ведущая работу над проектом, составляет отчет, включающий характеристику положения, в котором проект находится в настоящее время.
- Описание произведенной работы и итогов, к которым пришли.
- Описание целей, которых достигнуть не удалось, причин этого, показателей запаздывания по времени, прогнозов о времени достижения данных целей.
- Параметры, характеризующие работу группы, занятой на проекте, ее эффективность.
- Идеи, возникшие в процессе работы команды и т. п.
Допустим, в данном отчете реально совершенное расходится с заранее запланированным. Что надлежит сделать в первую очередь, ознакомившись с подобным документом? Определить источник проблем, который привел к неудаче, выявить ответственное лицо и применить к нему санкции.
Обратите внимание на собственную реакцию: если рабочий процесс идет не устраивающим вас образом, каким вопросом вы задаетесь? Если вам интересно, каким образом так вышло и кто за это отвечает, то обратите внимание на эффект от данного вопроса. Он имеет следствием уход от действительного исправления ситуации и получения требуемого результата. Усилия концентрируются на обнаружении того, кто несет личную ответственность, и последующем наказании. Можно ли с помощью деятельности такого характера выполнить работу и добиться целей?
«Мы наказали виноватых. Теперь дело за тем, чтобы ускориться и устранить отставание от расписания, тогда мы достигнем контрольной точки в соответствии с графиком!».
Погодите! Зачем требуется контроль?
- Чтобы обнаружить ответственных за случившееся и применить к ним санкции либо выявить, совпадают ли показатели с установленными заранее?
- Чтобы определить, как сильно проектная группа продвинулась к решению стоящих перед вами задач?
Желательно сделать выбор в пользу второго предложения. Очень существенно, что контроль, являясь составной частью управленческой деятельности, позволяет добиться нужного итога.
Допустим, случились перемены. Обнаружилось несоответствие принятому плану. Один из вариантов действий — сконцентрироваться на том, чтобы настичь расписание, содержащееся в плане. Доступное решение — отыскать ответственных и подвергнуть наказанию. Даст ли это эффект? Маловероятно. Это не будет способствовать какому-либо улучшению. Прежде работали определенным образом и далее станут работать так же. Произошла концентрация на устранении ошибок, иначе говоря, на «напряженной работе». Работа во имя работы. Задачи же упущены из виду. Но с какой целью и во имя какого результата работают?
Способствуем превращению контроля деятельности в конструктивный контроль
Проанализируем все с другой стороны. Допустим, промежуточные итоги, полученные в контрольной точке, отличаются от заранее предусмотренных. Не торопитесь реагировать принятым образом. Постарайтесь поставить точные вопросы.
- Что имеет значение в настоящий момент?
- Цель по-прежнему рассматривается в качестве необходимой?
- Положение уже иное. Не могла ли стать иной и цель?
- На что в данный момент требуется обратить внимание?
- Какое наше положение в настоящее время? Составьте мысленную шкалу от 1 до 10 и определите на ней отметку, характеризующую соответствие положения прежним представлениям.
- Каким вы видите безупречный результат? Каковы критерии, позволяющие оценить его на максимальные 10 баллов?
Постарайтесь вникнуть в текущее положение и выразить его на словах, а потом согласиться, что это положение становится начальной точкой, начиная с которой предстоит действовать уже в соответствии с иным планом, который и требуется теперь разработать. Если допустимо уточнить цели, сделайте это. Сейчас вы находитесь ближе к ним, чем в начале, поэтому они видны лучше.
Обнаружили различия?
- В первом случае контроль применяется с целью наказания кого-либо. Тогда взгляд на проблему становится более узким, он зацикливается на ней. В то же время внимание от цели отвлечено, она перестает быть существенной, поэтому добиться ее оказывается невозможно. Подобный вариант контроля сужает возможности человека, делает его ригидным, малодинамичным.
- Во втором варианте появляется разнообразие способов добиться выполнения поставленных задач. Цель — это то, на чем мы сконцентрированы. Чтобы прийти к ней, отыскивают пути, составляют схему из последовательных шагов, выполняют целенаправленные действия, которые дают требуемые результаты.
Когда контрольные точки понимают как прием для определения того, как далеко нам удалось уйти, как способ анализа и прояснения существующего положения, возможность установить, какая дистанция отделяет нас от требуемого результата, возникает возможность делать нужные поправки. Открываются доступ к модификации своих действий, способность воздействовать на процесс.
Что следует выполнить, чтобы добиться цели?
- Ответить на вопрос, что это будут за действия.
- Являясь руководителем, решить, каким образом содействовать сотрудникам в достижении цели.
- Ответить на вопрос, что потребуется предпринять, если запланированные результаты не будут достигнуты.
- Понять, какой вклад в деятельность предприятия требуется с вашей стороны, чтобы способствовать работе по достижению результата.
- Выяснить, что поддержит стремление работников добиться поставленной цели.
Поделиться