Система управления проектами

Проект — комплекс уникальных взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенной цели в течении заданного периода времени и в рамках ограниченных ресурсов. Проект всегда имеет начало и конец. Управление проектом — это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством.

Система управления проектами — это инструментарий, позволяющий планировать мероприятия, распределять ресурсы, контролировать ход реализации проекта, расход ресурсов и позволяющий оперативно управлять изменениями в рамках проекта.

Есть и более узкая расшифровка этого термина: под ним понимают специализированное программное обеспечение.

Установка софта на предприятии призвана решить ряд проблем. Выделим их отдельно.

Цель

• заметно увеличить результативность работы специалистов при ведении проектов;
• повысить качество управления проектами со стороны их руководителей;
• рост результативности деятельности предприятия в целом.

Задача ПО

• предоставление управляющему проектами инструментария, чтобы он мог эффективно планировать и контролировать ход ведения проектной работы;
• обеспечение сотрудников, участвующих в проектной деятельности, инструментарием для решения проблем и необходимым корпоративным контентом;
• создание для начальников структурных отделов иметь возможности контролировать, насколько занят в реализации проекта тот или иной сотрудник, вовремя перераспределять фронт работ;
• создание для руководителя нескольких проектов инструментария, который автоматизирует ежедневную работу, не требующую участия человека, что позволит, в свою очередь, контролировать эффективность деятельности отдельно взятого руководителя проектной работы и всех процессов, происходящих на предприятии;
• предоставление возможности менеджеру проектной работы мониторить имеющиеся проектные работы, вовремя анализировать ход их реализации и принимать меры для устранения проблем;
• создание возможности для собственников предприятия, держателей акций мониторить проектную работу и оценивать, насколько она соответствует основным задачам организации.

Функционал системы менеджмента должен соответствовать определенным требованиям. Они разрабатываются с учетом того, как управляется предприятие, как налажена проектная деятельность на нем. Есть ряд эффективных систем, зарекомендовавших себя на рынке программного обеспечения. Предлагаем ознакомиться с ними и оценить их функциональные качества.

Wrike

Это ПО создано для того, чтобы менеджер проектов смог прописать новые задачи и проконтролировать, как они выполняются. Достоинство софта заключается в расширенных функциональных возможностях. Создано решение для ведения групповой работы. Реализована возможность формирования отчетности, в том числе в виде графических данных. Если нужно напомнить о чем-то, то это тоже есть в системе, а также можно продлевать временной промежуток на решение задачи.

Мегаплан

Это программное обеспечение подходит для внедрения на предприятиях малого и среднего бизнеса независимо от рода их деятельности. Программа эффективна при необходимости повысить продажи, управлять персоналом. В ней реализована возможность удаленной работы. С ее помощью контролируются сделки, есть такие функции, как почтовый сервис, сервер для хранения данных, автоматическая подготовка счетов и пр.

Basecamp

ПО относится к одним из результативных и доступных в освоении софтов. В нем созданы такие функции, как возможность дискутировать, определять время на решение задачи, накапливать корпоративные знания. Программа может использоваться при ведении дел с клиентской базой и партнерами по бизнесу. Обеспечена возможность работы в ней с мобильного устройства.

Worksection

Язык программы — русский, работа ведется онлайн. В ПО предусмотрена возможность контролировать временной промежуток на выполнение задачи, вести календарь, комментировать проблемы, требующие решения. Есть хранилище для файлов.

Asana

Программа привлекает лаконичным и понятным интерфейсом. Функционал включает возможность управления проектной работой. Программа интегрируется с электронной почтой. При необходимости создается профайл на мобильном устройстве для управления проектами удаленно. Если программой будет пользоваться меньше 30 сотрудников в компании, то софт предоставляется безвозмездно.

TeamBridge

Онлайн-система управления проектами и компанией, прекрасно подходящая для совместной работы. При ее использовании все сотрудники организации работают в одной среде, могут обмениваться сведениями, ставить задачи, исполнять их и контролировать, а также заниматься планированием и мониторингом результатов. Для руководителей полезна тем, что позволяет наблюдать общую картину происходящего в организации в режиме реального времени.

Comindware Project

Программа создана по облачным технологиям, локальной версии нет. Позволяет составлять планы и реализовывать проектные решения. Может внедряться на мобильные устройства, интегрируется с электронной почтой.

Адванта

Программа также создана по облачным технологиям. С ее помощью управляются производственные процессы и реализуются проекты. Достоинство — ориентация софта на отечественного потребителя, в частности, на руководящий состав предприятий. Очень функциональная программа.

Producteev

Это виртуальная программа, в которой реализована возможность работать в системе одновременно нескольким сотрудникам. Проекты можно загружать как со стационарного компьютера, так и с мобильного, из социальных сетей и электронной почты. Безвозмездный вариант программы можно использовать при создании двух рабочих мест.

HiTask

Программа обеспечивает совместный доступ к проектным работам. Понятный интерфейс, широкие функциональные возможности, в том числе постановка приоритетов, создание мероприятий по датам и пр.

Time Master

Программа — аналог органайзера с улучшенным функционалом, который предполагает работу над проектными решениями. Можно создавать события по календарю, и система напомнит о них посредством e-mail и СМС-сообщения.

Pyrus

Программное обеспечение схоже с GMail. С его помощью происходит работа над проектами. Программу можно связать с электронной почтой и другими программами. Реализована возможность хранить контактные данные сотрудников и других людей, файловые документы. Работа в программе возможна с мобильных устройств.

Кларис

Проекты и перспективные задачи управляются через Интернет. Реализована возможность отправлять и принимать письма, оповещать о важных событиях посредством e-mail, получать коммерческие предложения, выписку о необходимых платежах.

Microsoft Project

Это программное обеспечение внедряется непосредственно на предприятии. Функционал включает возможность управления проектной работой, эффективного распределения обязанностей, расчета бюджета на реализацию проекта, контроля над деятельностью специалистов. Для установки ПО нужен сервер. После монтажа оборудования и подключения к системе можно настроить и онлайн-доступ. Программу можно связать с почтовым сервисом.

iQ300

Программное обеспечение рассчитано на опытную эксплуатацию на предприятиях среднего и малого бизнеса. Среди достоинств — интуитивно понятная навигация. Можно предусматривать совместную работу над проектными задачами, комментировать ход событий, размещать в системе письма и другую документацию.

ПланФикс

Программа предназначена для коллективной работы специалистов компании при решении проектных задач. Софт идеально впишется в коммерческие структуры, НКО, подходит для госучреждений.

Project Kaiser

ПО на русском языке, логичная навигация. Реализована возможность создавать базу знаний, размещать проекты и определять конкретные задачи для каждого сотрудника. Есть детальная инструкция по использованию. Софт работает без перебоев, оперативно, можно устанавливать на различные серверы. Если программой будет пользоваться не более пяти сотрудников, можно заказать пробный безвозмездный вариант софта.

Staply

Это программное обеспечение — нечто среднее между блокнотом для записей и программой для общения и обмена мнениями. Удобная и доступная навигация, над проектом могут трудиться сразу несколько человек. Доступен безвозмездный вариант.

Microsoft Planner

Это программное обеспечение поставляется в рамках пакетного предложения Office 365. Его можно интегрировать с другими программами производства Microsoft.

Workdoer

Программное обеспечение распространяется совершенно безвозмездно. Софт позволяет управлять проектами и решать производственные вопросы в режиме онлайн. Он удобен для постановки задач сотрудникам и детальной проработки плана деятельности. Отличный вариант для работы в команде.

ProjectOffice

Это программное обеспечение ориентировано на управление проектами в режиме онлайн. С его помощью можно контролировать и распределять время для решения задач, назначать на проектную работу того или иного сотрудника.

ActiveCollab

Если нужно вести одну проектную работу или пару, то это программное обеспечение — отличное решение. Можно создавать корпоративный чат, установить счетчик для расчета временных затрат, использовать для хранения корпоративных знаний, файловой документации. В систему встроен планинг, есть календарь. Программа устанавливается на серверное оборудование, и далее доступ обеспечивается посредством локальной сети, подведенной к компьютерам сотрудников.

BiPulse

Система работает в режиме онлайн. В нее уже встроены знания по проектному менеджменту, поэтому софт может стать отличной платформой для обучения бизнес-процессам.

Clarizen

ПО разработано для малых предприятий. Управление осуществляется онлайн. С помощью софта можно контролировать выполнение заданий, рассчитывать время на решение проблемы, планировать расходы, создавать чаты. Программу можно интегрировать с электронной почтой.

5pm

Удобная и функциональная онлайн-программа. Есть календарь, место для хранения файлов, можно ограничивать возможности отдельных сотрудников, а иным давать расширенные права. Программу можно совместить с электронной почтой.

Comindwork

Программа работает посредством Интернета, не требуется установка на компьютер. Идеальный вариант, когда предстоит работать над проектом в команде. Можно разбивать задачи по категориям, задавать им приоритет, период на выполнение, вести свою страницу. При необходимости создаются корпоративные знания, оповещение о событиях происходит по электронной почте. Программа также может использоваться для того, чтобы хранить электронные версии документов.

ЛидерТаск

Это программное обеспечение может синхронизировать задачи, размещенные на персональном компьютере и мобильнике с доступом в Интернет. Можно создавать задания для сотрудников или совместно работать над проектами. Программу можно совместить с электронной почтой. Есть календарь, задания можно комментировать.

Zoho Projects

Программное обеспечение отличается расширенными функциональными возможностями. В программе можно хранить и корректировать документацию, есть календарь с функциями создания событий. При необходимости задание обсуждается на форуме. Его создает участник проекта. Из достоинств — возможность формирования отчетности. Система предупредит о предстоящей встрече. Программа поставляется на русском языке. Если предстоит работать над одним проектам, то программа может поставляться безвозмездно как тестовый вариант.

WebAsyst

Это расширенный комплекс. Есть одна центральная точка для доступа к программному обеспечению. Функционал расширенный, немного не традиционный. В него включен и виртуальный магазин. В остальном — стандартные фишки вроде управления перепиской, контактными сведениями, совместной работы над документом. Доступен вариант на русском. Программу можно скачать на сервер и создать к ней доступ нужных сотрудников.

PTYSH

Это отличный вариант для работы с удаленными сотрудниками. Программа востребована студиями по созданию и продвижению сайтов. Есть безвозмездный вариант.

Kanbanchi

Тоже решение для тех, кто работает посредством Всемирной сети. Доступна бесплатная версия с простейшими функциональными возможностями.

Neaktor

Программное обеспечение удобно настраивать в зависимости от того, какие задачи стоят перед компанией. Здесь есть и почта, и актуальный календарь, и возможность обсуждения онлайн. Можно размещать новости.

WorkFlowSoft

Если в компании внедрено программное обеспечение MS Office 365, то можно воспользоваться данной системой: управлять, создавать задачи.

Flowlu

Программа работает онлайн. Подходит для различных предприятий, доступно управление с мобильного. Можно подключиться к безвозмездному варианту ПО.

Gantter

Подключение к программе не требует вложения средств. Работа осуществляется онлайн. С помощью программы планируются временные и человеческие ресурсы, время. Можно отследить, как работает каждый отдельно взятый сотрудник.

PM Arena

Работа в программе ведется онлайн. Программное обеспечение рассчитано прежде всего на органы власти и государственные учреждения.

Teamer

Это российская разработка. Работа в ней осуществляется онлайн. Можно комментировать задачи, прикреплять письма, иные документы, система напомнит о событиях посредством сообщения на ICQ. Есть версия и для установки на стационарный компьютер.

Smartsheet

Аналог MS Excel. Все просто и доступно.

Deskun

Это программное обеспечение позволяет управлять проектной работой, своевременно оказывать помощь задействованным в деле сотрудникам.

Rovertask

Управлять проектами, командой — вот основное предназначение программного обеспечения. Привлекает логичным и понятным интерфейсом.

Планиро

Работа ведется онлайн. Можно выбирать задания из шаблона и редактировать их. Отчетность формируется автоматически. Можно комментировать проектную работу, учитывать период времени на ее реализацию, обсуждать проблемы. Доступ к программе может выполняться и удаленно, с мобильных устройств на базе Android, например.

IPI.MANAGER

Программное обеспечение разработано для обработки запросов пользователей Интернета. Его устанавливают на официальный сайт компании. Логичная навигация, наличие системы напоминаний и предупреждений упрощает работу. Для руководителя проекта может создаваться автоматическая отчетность.

GroupCamp Project

Чтобы управлять проектной работой, достаточно наличия Интернета. Вся деятельность ведется по облачной технологии. Функциональные возможности включают почту, накопление корпоративных знаний; можно считать время по данным счетчика, комментировать проекты онлайн. Разработчики уделили внимание безопасности софта и конфиденциальности информации. Имеется возможность интеграции с электронной почтой, сервисом документов Google.

Lement Pro

С помощью этого программного обеспечения можно управлять проектами, контролировать результативность работы, оптимизировать деятельность. В программу встроена система СЭД. Идеальный вариант для строительных предприятий. Доступен вход в программу с мобильного устройства.

Devprom

Программное обеспечение распространяется бесплатно. С его помощью можно разрабатывать и внедрять передовые идеи и решения. Можно разместить программу на серверном оборудовании предприятия или использовать облачные решения. В состав программного продукта входят место для хранения файлов, система блогов для общения между сотрудниками, книга жалоб и предложений и пр.

Intrawork

Это программное обеспечение для предприятий, которым важно иметь возможность управлять проектами с использованием современных средств. Инструментарий нужный и разнообразный. Можно разрабатывать и включать в работу проекты различной сложности и объема.

Desk-Away

Программное обеспечение включает возможность не только управлять проектами, но и создавать отчетность, обмениваться сообщениями, готовить документацию посредством текстовой программы. В системе можно хранить файлы.

Assembla

Если вы ищете исполнителей посредством социальных сетей, то эта программа отлично подойдет для вас. Она подберет кандидатов в вашу команду, и вы сможете выбрать достойных специалистов. Развита система поддержки клиентов. Можно хранить в программе электронные документы, вести переговоры онлайн посредством системы сообщений, есть вики-хранилище.

Acunote

Если у вас небольшая команда, то это программное обеспечение, возможно, станет вашим лучшим помощником. Навигация понятна и доступна даже для сотрудника с минимальным опытом работы на ПК.

AB-TASKS

Завершает наш обзор программное обеспечение, рассчитанное для командной работы на небольших предприятиях. Работать над проектом могут не только сотрудники компании, но и управляющее звено, и даже клиентура.

По итогам вводного обзора программного обеспечения, позволяющего эффективно управлять проектами (а в их рамках — и сотрудниками, и временем) предлагаем сделать небольшие выводы. Но перед этим подумайте, почему выгодно пользоваться подобными программами. Мы вам раскроем секрет!

Какое преимущество можно получить, если внедрить систему, управляющую проектными работами

Системы управления проектными работами выгодно применять по следующим причинам.

• Меньше станет задач, решение которых не приносит прибыли и преимуществ для компании в стратегическом плане.
• В результате можно ожидать сокращения расходов на реализацию ненужных проектов.
• Вы увидите, как лучше распределять временные и человеческие ресурсы.
• Можно отследить, насколько эффективно трудится тот или иной сотрудник.

С учетом этого можно сделать организационно-структурные выводы и наиболее результативно распределять бюджет.

Как советуют специалисты, предприятиям следует отказаться от задач, которые изначально не были заложены в миссию компании и их реализация не подкреплена финансово. Система позволит быстрее находить нужный контент и автоматически составлять отчетность. В итоге руководящий состав может больше времени уделить стратегическим задачам компании.

Из положительных моментов также заметим, что становится больше вероятность того, что проектная работа будет успешной, эффективной и прибыльной. Особенно если руководство ознакомится с принципами проектного менеджмента и внедрит их на практике. Для этих целей можно воспользоваться тематической литературой или почитать статьи на специализированных ресурсах.

У вас на это уйдут часы, а в результате вы выиграете время на основной проектной работе. К тому же ваш собственный вики-словарь пополнится новыми сведениями.