WF (Workflow) - управление потоками работ

Система Workflow внедрена в восьми из десяти крупнейших предприятий, которые достигли высокой результативности и экономической эффективности на мировом рынке и в своих отраслях лишь за счет данного программного обеспечения. Если требуется автоматизация процесса, а не только функциональных свойств организации, то программа Workflow придет на помощь. Она объединяет всю компанию — от производства до административной части, от технологий до структуры. Все на предприятии — и организационные процессы, и человеческие ресурсы — действуют в едином ритме. Благодаря программе компания быстрее адаптируется к условиям среды, становится достойным конкурентом для ведущих организаций в отрасли.

1. Почему важно установить Workflow

Если перевести слово workflow, то он будет значить «бесконечный труд». Но когда речь идет о системе workflow, то термин имеет более широкое значение, а именно процесс автоматизации рабочих процессов на предприятии. В условиях капитализма выживает только компания, обладающая сильными сторонами по сравнению с конкурентами. Еще недавно такое преимущество могло обеспечиваться своевременным внедрением новых технологий взамен устаревших.

Только все эти меры были спасением на небольшое время. Так, предприятия оказывались перед дилеммой: что делать? Технологии мало того, что стоят дорого, так и результативность их ограничена по времени. Порой вложенные в них инвестиции не удавалось получить обратно не то что в виде дохода, это ложилось в убытки предприятия.

Возможно, дело в организации работы? Вспомните, есть вертикаль власти и горизонталь. Так происходит и в компании. В первом случае решения принимаются долго, потому что от идеи до реализации нужно получить ряд согласований, пройти множество ступеней. Во втором случае временной промежуток сокращается за счет прямого доступа (или с минимальным количеством промежуточных этапов) к ответственному за принятие решений. Поэтому горизонталь управления на предприятии эффективнее в условиях изменяющейся конъюнктуры рынка.

В то же время невозможно ликвидировать сложившуюся структуру и тем самым решить накопившиеся вопросы. Для этого нужно внедрить инфраструктурные решения, которые помогли бы распределять работу по сотрудникам, контролировать этапы ее выполнения.

В меняющейся среде выживает компания, вовремя приспосабливающаяся к новым условиям. Чаще всего удача сопутствует тем предприятиям, в которых руководитель способен предусмотреть и смоделировать дальнейшее развитие компании с учетом рыночных требований, вовремя позаботиться о сокращении прибыльной статьи бюджета — направить доходы, например, на развитие, а не на премирование себе и сотрудникам.

Оглянитесь, сколько компаний обанкротились только потому, что вовремя не осознали свое ухудшающееся положение и не приняли своевременно мер для исправления ситуации.

Представьте ситуацию в волейболе. Если не предусмотреть, куда будет направлен очередной бросок, то мяч упадет на твоем поле и ты проиграешь. Но способен ли каждый опытный управленец вовремя сориентироваться и направить предприятие в нужное русло? Такая возможность существует. Для этого должна быть налажены двусторонняя связь и владение ситуацией, объективными данными, в том числе статистическими. Лишь в этом случае горизонталь власти на предприятии будет эффективной. В помощь компаниям разработана подобная программа. И она уже успешно применяется под термином workflow.

Как мы уже отметили выше, представленная технология призвана облегчить работу по всем направлениям:

• работа с персоналом;
• эксплуатация оборудования;
• автоматизация задач и контроля над их решением и пр.

Каким образом должна решаться та или иная задача, что за чем следует — и это во власти workflow.

Система начала внедряться на предприятиях в конце прошлого века. Необходимость ее установки была связана с тем, что компании начали по-другому настраивать свой процесс. Теперь деятельность ориентирована на процесс в целом, а не на отдельные функции.

Опыт предприятий, где практикуется работа по этой технологии, показал, что деятельность компании стала эффективнее за счет сокращения временного промежутка, отведенного на рабочий цикл, организация стала быстрее реагировать на нужды потребителей и нововведения в рыночной ситуации.

На сегодняшний день система workflow лежит в основе организации бизнес-процессов, а также внедрения информационной инфраструктуры на предприятии. Технология — отличный вариант для российской реальности. Согласитесь, сложно предсказать, чего ожидать от нашего рынка не только через десять лет, но и в ближайшие два-три года. Очень часто корректируются законодательные акты, на рыночные отношения влияет ситуация в мире. Поэтому мало кто способен почувствовать грядущие перемены и подготовиться к ним. Многие опытные руководители принимают то или иное управленческое решение интуитивно.

Технология workflow предназначена для анализа ситуации и прогнозирования дальнейших событий на его основе. Управление переносится в новую плоскость: из бессознательного на уровень шагов, выполняемых с учетом аналитических данных. Директор предприятия может вовремя реструктурировать предприятия и аргументировать свои действия результатами анализа. И он избежит репутации умалишенного, т. к. не каждый способен чувствовать изменения на рынке так же, как руководитель, а из песни слов не выкинешь.

Система workflow безостановочно собирает нужные сведения. Поэтому корреляция действий компании на рынке будет восприниматься как обычная необходимость, а не что-то событийное. В результате компания станет мобильной, успешно приспосабливающейся к рынку.

Система нацелена на повышение качественной составляющей деятельности предприятия. Для этого нужно владеть ситуацией и координировать работу всех участников события. В таком деле помогают сбор, накопление и анализ сведений в автоматическом режиме. Очень часто встречается ситуация, когда нарушена обратная связь на предприятии: руководитель дал поручение, а как оно выполнено — неизвестно. Этот процесс лучше автоматизировать. Если руководитель будет владеть актуальной информацией, он будет принимать грамотные управленческие шаги, что приведет к успеху предприятия.

Внедрение технологии Workflow позволит наладить бесперебойный канал обмена информацией между специалистами и менеджментом предприятия. Но основе накопленных данных руководство решает задачи, направленные на динамичное развитие компании.

Заметим, что успех зависит не только от того, что руководитель владеет информацией. Нужно ее еще грамотно использовать. Возможно, по этой причине эффективный менеджмент до сих пор присущ не всем предприятиям. При вертикали власти структурные подразделения разобщены, может срабатывать эффект сломанного телефона. Есть минусы и при организации горизонтали власти. Так, руководитель получает солидный объем сведений, которые нужно разложить по полочкам и на их основе сделать нужный шаг. В результате уходит драгоценное время. Как отразилась на предприятии очередная корректировка процессов, можно вычислить, если только сравнить, какие изменения произошли в прошлый раз.

Для внедрения программы нужно создать центр управления потоком информации. Представьте себе ГЭС, где обустроена система предупреждения аварий. Она собирает все данные о функционировании оборудования и пр., и если где-то возникли неполадки, извещает об этом оператора. Аварийная бригада вовремя ремонтирует узел, тем самым обеспечивая бесперебойную работу организации в целом. Но есть ситуации, когда невозможно выяснить, в чем кроется проблема. Вся информация обрабатывается и анализируется системой, после чего выдаются сведения о том, что явилось истинной причиной сбоя.

С workflow то же самое. Если проблема скрыта под водой, система ее обязательно увидит и сообщит об этом ответственному лицу. В противном случае возникший вопрос остался бы незамеченным и привел бы к наихудшим последствиям.

Заметили, что задания не выполняются вовремя? Не торопитесь вкладывать средства в приобретение новых программ либо в обучение или наем дополнительных специалистов. Деньги на это потребуются немалые, а истинная причина может скрываться в том, что нужно пересмотреть, как организована работа.

Программа не только помогает наладить контакты между сотрудниками, но также между персоналом и технологическими решениями. Согласитесь, при отсутствии подобной связи хромает весь производственный процесс. Легче становится труд, если перейти на СЭД, тем не менее это не является гарантией того, что рабочий процесс стал лучше контролироваться и приспосабливаться к меняющейся обстановке.

Что касается системы Workflow, то ее задача — организовать составляющие трудовой деятельности, а именно распределить роли, расписать регламент работы, построить логистическую схему. Все это лежит в основе успешного развития компании. Представьте, что ПО играет роль дирижера — дирижера корпоративного контента, коммуникационных связей, других программ. В результате внедрения софта основная связь будет не между сотрудниками, а между сотрудниками и рабочими процессами.

Чаще всего человек общается с другим человеком синхронно: они находятся в одном и том же месте и передают друг другу информацию. При такой коммуникации проблема обсуждается своевременно, как только она появится. Но если специалисты работают в разных подразделениях и им некогда найти время на обсуждение проблем, то без workflow не обойтись.

Естественно, вчерашний день не вернет ни одна сверхсовременная программа. Но имеется возможность избавиться от основной проблемы, которая мешает общаться синхронно. Это — одновременный доступ к информации и ее обсуждение.

При внедрении технологии коммуникации между сотрудниками происходят в удобное для них время, без отрыва от задач. Особенно широко проявились возможности workflow, когда широкое распространение получила Всемирная сеть. Благодаря Интернету можно получить актуальный контент в нужном объеме; руководство предприятием, сотрудниками происходит не только в стенах компании, но также за ее пределами. Появились новые варианты общения с потребителями, поставщиками продукции и запчастей, партнерами по бизнесу.

Технология workflow стала интересна отечественным бизнесменам же в конце прошлого века. Сейчас также наблюдается заметный рост спроса на программу. Как применять ее на практике, как адаптировать софт к настоящей среде? Об этом спрашивают руководители предприятий. Благодаря программному обеспечению российский бизнес имеет возможность привести в порядок свою работу, определить алгоритм действий сотрудников. Все это ведет к большей результативности рабочих процессов.

Какой бы доклад или работу о workflow мы ни взяли, увидим одну закономерность: исследователи начинают интерпретировать само слово. Принято писать его в английской транскрипции, так как нет ни подходящего русского слова, ни достойного варианта произношения на нашем языке. Как мы отметили выше, дословный перевод термина звучит как «бесконечный труд». Некоторые утверждают, что корректно переводить слово в качестве сочетания деловой или бизнес-процесс.

Таким образом, в отечественной бизнес-терминологии пока не пришли к единому мнению относительно английского слова. Суть же его сводится к тому, что система workflow предполагает результативность принятия управленческих решений, отслеживание хода работ.

Виртуальный словарь WfMC так трактует этот термин. Workflow означает процессы в бизнесе, когда функциональные задачи отдельно взятых сотрудников, структурных подразделений трансформируются в общую задачу для всего предприятия либо его цель.

Как связаны между собой производственная деятельность и программы Workflow

Деятельность организации строится на операционных задачах, а также на отношениях в бизнесе, но также в процесс могут быть вовлечены ряд отделов. Есть вариант взаимодействия предприятий друг с другом, особенно когда речь идет об отношениях между производителем и поставщиком продукции.

Отношения между участниками процесса могут быть формализованными и осуществляться на нерегламентированном уровне. Частота взаимодействия, время, отведенное на эту операцию, могут варьироваться. При работе в системе Workflow происходит упорядочение временного промежутка, отведенного на выполнение задачи. Объем работ устанавливается для специалиста либо механическим способом, либо автоматическим, указываются этапы реализации проекта, правила, соблюдение которых требуется при решении задач.

Чтобы мысль была понятнее, попробуйте представить, что производственная деятельность выглядит как конвейер, двигающийся по заданной траектории. При внедрении Workflow автоматизируется постановка задач. При этом появляется возможность корректировать их, совершенствовать.

Отметим, что главенствующими в деятельности любой компании являются бизнес-процессы, происходящие в ней. Предприятие живет и развивается за их счет. Поэтому в бизнесе должны быть основная цель и менее второстепенные задачи, решение которых приводит к желаемому результату. После того как будет выделена цель, расчетным путем определяется, какие материальные и человеческие ресурсы нужны, чтобы воплотить проект в жизнь.

На практике производственная деятельность состоит из разных видов задач, для решения которых задействованы специалисты, машины, контент. Прописаны также регламенты работ. Поэтому когда мы спрашиваем, как управлять бизнесом, фактически мы решаем проблему взаимодействия оборудования и человеческих ресурсов, порядка действия. Отсюда вытекают задачи менеджмента — синхронизировать этапы решения задач, сократить период ожидания, контролировать каждый цикл и пр.

Если мы начнем выделять задачи, стоящие перед программой при внедрении на предприятии среднего уровня, то на это уйдет шесть тысяч печатных символов, или три страницы. Нельзя, чтобы лишь специалисты решали эти задачи, иначе над каждым погонщиком будет свой погонщик. Результат — затягивание процессов, срабатывание принципа сломанного телефона при передаче контента. Увеличатся также фактические расходы на реализацию проекта. Вот почему сегодня компаниям важно внедрять системы, независимые от человека, но в то же время оказывающие ему существенную помощь.

2. Современные принципы управления

Более продвинутые и смотрящие вперед производители ПО, специализирующиеся на системах для ведения бизнеса, определяют программу Workflow как главную, в результате влияния которой развиваются иные технологические решения. В то же время технология имеет более широкое понятие и является элементом управления бизнесом, или BPM. Эта структура считает, что предприятиям нужно оперативнее реагировать на рыночную конъюнктуру.

Чем заслуживает workflow детального разбора?

Чтобы система работала, разработана специальная программа. Именно с ее помощью создается информация о бизнес-процессах, происходит управление процессами. Для этого в программном обеспечении имеются специальные приложения, инструментарий. Система уделяет большое внимание управлению контентом.

Задача программного обеспечения — автоматизировать не функционал организации, IT-компании демонстрируют, насколько активно они следят за происходящими на рынке изменениями и готовы облегчить работу предприятий посредством поставки программы. Так компания сможет перейти на новый уровень развития, расставшись с системой, рассчитанной на функциональную составляющую, а не на процессы.

Для объективности отметим, что, пока не произошло техническое перевооружение компаний, нельзя было перейти на управление, ориентированное на бизнес-процессы. Справедливости ради следует сказать, что ведущие бизнесмены думали о таком переходе еще в 30-е гг. XIX в. Такой посыл нашел отклик лишь в конце ХХ в. вместе с внедрением компьютерных технологий в компании. Данное обстоятельство способно и по сей день сдерживать развитие экономики России. Как показывает официальная статистика, до сих пор лишь 18% сотрудников российских организаций имеют свое рабочее место, на котором есть компьютер с доступом в Интернет и/или локальную сеть, с установленными программами.

Ориентация на процессы, происходящие внутри компании, привела к тому, что топ-менеджмент компании начал уделять больше времени разработке правил, регламентирующих коммуникации на предприятии, и контролю над их исполнением. Это обстоятельство может быть как сильной стороной системы, так и слабой, потому что требуется постоянно следить за деятельностью. Внедрение же программного обеспечения позволит в автоматическом режиме следить за ходом работы, контролировать время на задачу, отслеживать движение документации, понимать, насколько занят тот или иной сотрудник. Как результат, разработана программа Workflow.

В чем заключается выгода компании от установки Workflow?

Если нужно отслеживать этапы, срочность выполнения тех или иных заданий, программное обеспечение Workflow придет руководителям на помощь. Программа позволит своевременно обрабатывать информацию и принять на ее основе грамотное управленческое решение. При этом соблюдается тайна информации. Можно задать ограниченные права доступа в зависимости от функциональных обязанностей сотрудников. Вы увидите, что результативность труда сразу же станет намного лучше. На следующем этапе можно не просто развивать производственные процессы, но и выйти на качественно иной уровень.

Внедрение программы поможет сократить расходы на поддержание работоспособности компании. Продукция будет выпускаться за более короткий срок. Потребители непременно заметят, насколько клиентоориентированным стало обслуживание. При этом отвечать на запросы клиентов можно будет в несколько раз быстрее. Программа также способствует развитию коммуникаций между сотрудниками. Для этого создан соответствующий корпоративный функционал.

При работе с программным обеспечением Workflow отдельно взятому специалисту будут доступны его функциональные задачи, требующие выполнения в определенный срок. Поэтому сотрудник компании может распределить свое рабочее время наиболее подходящим для достижения результата образом. С системой комфортно работать, она гибкая, отслеживает все действия и предупреждает об оставшихся.

Руководящему составу доступна аналитика для принятия управленческого решения в подходящее время: ложка дорога к обеду. Директор и/или менеджеры проектов могут отслеживать, на какой стадии исполнения находится та или иная заявка. Контроль над ситуацией — верный шаг к успеху!

Система в автоматическом режиме создает аналитическую отчетность. В ней могут отражаться следующие моменты:

• какая нагрузка приходится на отдельно взятого сотрудника и команду в целом;
• какие средства расходуются на достижение цели;
• на какое время приходится пик напряженной работы и т. д.

Кому нужно внедрение системы workflow на предприятии? Во-первых, программное обеспечение необходимо для управляющего и представителей топ-менеджмента, начальников. Не прилагая усилий, они будут контролировать специалистов в структурных подразделениях и в масштабе всего предприятия.

Управленец с помощью программы может запланировать, как контактировать с тем или иным сотрудником. Менеджменту организации доступен широкий функционал, включающий следующие возможности:

• распределять задачи между сотрудниками согласно их компетенциям;
• контролировать исполнение задания на каждом этапе;
• получать сообщения о завершении того или иного этапа работ;
• формировать аналитику на основе статистических данных.

Программа позволяет сократить время на работу над проектом, т. к. в системе можно точно рассчитать, сколько минут/часов уходит на каждую отдельную операцию. При этом отражается буквально весь путь: создание документации, этапы согласования начальником, руководителем, переход задания от одного исполнителя к другому и пр.

Имеется важный нюанс, заслуживающий того, чтобы о нем написали, хотя редко где можно встретить эту информацию. Программное обеспечение Workflow может адаптироваться к производственным условиям. Происходит это посредством человека — специалиста. Функционал программы действительно широкий, поэтому организация может задействовать его по мере необходимости, согласно веяниям времени. Ясно одно, что система на самом деле совершенствует процессы организации и облегчает управлению ею.

Для каких предприятий предназначены отечественные разработки?

Безусловно, европейские и американские программы, предназначенные автоматизировать бюджетный процесс, имеют свои плюсы. К ним можно отнести внедрение программного обеспечения не только на небольших предприятиях, но и в крупном бизнесе, имеющем множество структурных подразделений и даже филиалы. Софты надежные, функциональные.

Если рассматривать программы в качестве системы для малых предприятий, то выяснится, что для таких фирм они слишком сложные. В большинстве случаев, чтобы чуть откорректировать функционал согласно нуждам предприятия, нужно пользоваться услугами сотрудников разработчика программы. Отчетность многоплановая, тяжелая для восприятия. Малому бизнесу такое не нужно. Третий минус — это стоимость программного обеспечения. Она совсем не маленькая. Так, в среднем нужно заложить примерно 40 тыс. — 200 тыс. долларов, чтобы оснастить предприятие современной системой. В цену входят расходы на покупку лицензии, установка и техподдержка.

По этой причине импортная программа подходит для внедрения на больших предприятиях с разнонаправленной деятельностью, в структуре которых присутствуют территориальные представительства.

Отечественное программное обеспечение конкурентоспособное. Оно не уступает европейским и американским аналогам ни по функционалу, ни по использованным технологиям. Единственное, наши программы пока не завоевали большую популярность, известны в узких кругах, и количество установок заметно меньше. Когда предприятие имеет только пару направлений, неразветвленную сеть структурных подразделений, то может сэкономить и ограничиться отечественным вариантом софта. Он стоит дешевле, ниже расходы на установку, обучение персонала, поддержку системы. К тому же разработчик может предложить дополнительную услугу по адаптации программы именно к особенностям деятельности компании.

Виды программ для бюджетных процессов

Как таковой четкой классификации нет. Подразделение на те или иные виды происходит с учетом следующих характеристик системы бюджетирования:

• масштабируемость;
• возможность настраивать программу согласно особенностям деятельности предприятия;
• цена на лицензионный продукт.

Эти качества становятся определяющими при подборе системы для установки на предприятии.

Масштабируемость

Данная характеристика определяет количество рабочих мест, которые возможно настроить в рамках одной системы, а также максимальное расстояние между ними. Например, в настольных вариантах программного обеспечения можно подключить к системе не больше пяти сотрудников. Они составляют и анализируют доходы и расходы предприятия. Территория — одно здание. В числе подключенных к системе могут быть специалисты бухгалтерии и отдела экономики, руководитель.

Такая программа — решение для небольшого предприятия, а также начинающих осваивать азы предпринимательства. ПО простое и понятное. Его минус в том, что подобная программа не подходит для крупного и даже среднего бизнеса.

Есть локальные варианты. К ним могут подключаться множество сотрудников. Территория тоже ограничена одним зданием.

Самые продвинутые распределенные программы. К ним подключают даже специалистов, работающих в филиалах. Чаще всего на такую работу рассчитаны импортные программы.

Свойство адаптировать систему

Такая характеристика оценивает, можно ли настроить или доработать ПО согласно особенностям деятельности предприятия. Есть программы, где это свойство ограничивается возможностью откорректировать некоторые данные. Имеются варианты, которые жестко привязаны к одной процедуре.

Если использовать жесткий вариант ПО, то невозможно изменить порядок операций. Так, имеются варианты составления статей расходов и доходов в торговых, производственных и государственных предприятиях. Подобные программы нельзя использовать, если ваша деятельность связана с куплей-продажей, т. к. вам сначала нужно определить доходы и расходы при реализации товара, а также отдельно вывести статью на покупку продукции. Подобный вариант подходит только для бизнеса с одним направлением деятельности.

Рынок предлагает более совершенное программное обеспечение. Оно создано с учетом того, чтобы предприятия могли адаптировать систему под свои нужды, выстраивать новые бизнес-модели, строить зависимости одних показателей от других. Такое программное обеспечение проходит под названием технологической платформы. Подобные системы позволяют не только успешно решать вопросы введения автоматических процессов в вопросы построения бюджета, но и служить хранилищем для корпоративной информации, автоматизировать регистрацию документов, их архивирование.

Минусом подобных продвинутых систем является то, что в адаптивной программе мало прописанных моделей, поэтому больше времени и средств может уйти на настройку и обучение.

Цена лицензионной версии

Есть три вида систем:

• наиболее доступные — по цене до 1000 долл. США;
• в среднюю ценовую категорию входят программы, реализуемые за 1–10 тыс. долл. США;
• Наиболее продвинутое ПО стоит более 10 тыс. долл. США.

Наша система «Первая Форма» является системой такого типа. Система была использована в кейсах: по автоматизации торговой сети «Спортмастер», федеральной сети гипермаркетов, компании по утилизации отходов.