Коммерческая тайна: как защитить коммерческую тайну компании

На ресурсе HR-Portal размещена статья Ибрагимовой Аиды, Руководителя кадровой службы КСК ГРУПП «Коммерческая тайна: как защитить коммерческую тайну компании»

«Кто владеет информацией, тот владеет миром»
Натан Ротшильд

В современном мире информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для компаний наиболее важной является та информация, разглашение которой может создать угрозу безопасности предпринимательской деятельности. В связи с этим, компаниям приходится принимать меры по защите информации, используемой в процессе производственной деятельности. Одной из таких мер является введение режима коммерческой тайны, которую мы и рассмотрим в данной статье.

Что же такое коммерческая тайна? В Законе используются два понятия: «коммерческая тайна» и «информация, составляющая коммерческую тайну». Под коммерческой тайной подразумевается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Под информацией, составляющей коммерческую тайну (секрет производства), понимаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании, и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Таким образом, работодатель сам должен определить какую информацию он относит к коммерческой тайне, и принять меры по ее защите. Целью данных мер является предотвращение разглашения коммерческой тайны работниками как умышленно, так и неосознанно. Ведь если работник подпишет документы, то он будет знать, что несет ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Для того, чтобы ввести режим коммерческой тайны, необходимо:

1. Издать приказ «Об обеспечении охраны коммерческой тайны»

2. Разработать локальный нормативный акт, который будет регулировать порядок защиты конфиденциальной информации - Положение «О коммерческой тайне».

В данное положение целесообразно включить следующие разделы:

• перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
• порядок определения информации, составляющей коммерческую тайну;
• перечень должностных лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне;
• порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну;
• процедура работы с документами, содержащими коммерческую тайну;
• права и обязанности сторон;
• порядок учета, хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну;
• ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую;
• сроки действия положения.

С Положением «О коммерческой тайне» необходимо ознакомить всех работников, трудовая деятельность которых связана с использованием информации, относящейся к коммерческой тайне.

Порядок утверждения Положения «О коммерческой тайне» законодательно не урегулирован, поэтому данный локальный нормативный акт может быть утвержден как с учетом либо без учета мнения представительного органа работников.

3. Определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну

К информации, составляющей коммерческую тайну, могут относиться сведения любого характера. Например, производственные, технические, экономические, организационные и другие, если они имеют коммерческую ценность. Данный перечень должен быть зафиксирован в документах, устанавливающих режим коммерческой тайны, например, в Положении «О коммерческой тайне». Если информация не включена в данный перечень, то она не является секретной, то есть не относится к охраняемой законом коммерческой тайне.

При определении перечня информации, необходимо помнить, что Закон запрещает устанавливать режим коммерческой тайны в отношении следующих сведений:

• содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
• содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
• об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
• о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
• обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа, к которым установлена иными федеральными законами.

4. Определить перечень лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне.

Рекомендуем приказом руководителя компании внести в перечень лиц имеющих доступ к коммерческой тайне, работников допущенных к ней.

5. Прописать в договорах с работниками и контрагентами, имеющими доступ к коммерческой тайне, порядок регулирования отношений по использованию такой информации.

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с работниками:

• в трудовом договоре необходимо прописать обязанность работника соблюдать режим коммерческой тайны, установленный в организации и не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну организации третьим лицам.

Необходимо закрепить в трудовом договоре с работником следующее:

«Работник обязуется в течение срока действия настоящего трудового договора и в течение трех лет после его прекращения не разглашать охраняемую законом коммерческую тайну Работодателя, ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.»

Если работник на момент введения режима коммерческой тайны уже работает в компании, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Для установления коммерческой тайны во взаимоотношениях с контрагентами необходимо заключить соглашение о конфиденциальности.

6. Ознакомить работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, под расписку, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой является работодатель и его контрагенты.

С работником можно заключить соглашение о неразглашении коммерческой тайны или взять с него обязательство о хранении коммерческой тайны. В обоих случаях в документах необходимо указать перечень информации, относящейся к коммерческой тайне, которую работники не должны разглашать. В случае, если работник под роспись не ознакомлен с перечнем информации, то работодатель не может предъявить к нему претензий и привлечь к ответственности, в случае разглашения им коммерческой тайны.

7. Изготовить гриф «Коммерческая тайна»

Гриф «Коммерческая тайна» необходимо наносить на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включать в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию.

На грифе необходимо указывать обладателя информации:

• для юридических лиц - полное наименование и место нахождения;
• для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства.

Таким образом, для установления режима коммерческой тайны необходимо предпринять следующие меры:

• утвердить приказ по основной деятельности о введении режима коммерческой тайны,
• утвердить положение «О коммерческой тайне»,
• определить перечень информации, относящейся к коммерческой тайне и лиц, имеющих к ней доступ,
• на все материальные носители нанести гриф «Коммерческая тайна»,
• подписать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.

В данной статье мы рассмотрели порядок введения режима коммерческой тайны. Защищайте свою информацию, помните, что привлечь к ответственности работника можно только в том случае, если работник должным образом ознакомлен с порядком хранения коммерческой тайны. Воспользовавшись советами данной статьи, Вы можете ввести режим коммерческой тайны и минимизировать угрозы разглашений ценной для Вас информации.