Быстрое закрытие отчетного периода: как ускорить подготовку годовой финансовой отчетности

Статья руководителя практики МСФО КСК ГРУПП Крапивенцевой Светланы, опубликованная в практическом журнале по управлению финансами компании "Финансовый директор".

Система быстрого закрытия отчетного периода fast close – это набор мероприятий для подготовки отчетности в течение 1–4 недель после окончания года.

По опыту КСК ГРУПП, расходы на учет достигают 20% накладных затрат компаний. Количество бухгалтеров, несмотря на автоматизацию, не уменьшается, а главная задача – формирование отчетной информации для руководства – решается в последнюю очередь, после представления отчетности налоговикам и в органы статистики. Отчетность нужна в первую очередь менеджменту, во вторую – инвесторам. Дефицит оперативных данных заставляет искать пути сокращения сроков отчетности.

Практика ряда компаний готовить годовой отчет к июню – анахронизм. Спустя 6 месяцев после окончания года результаты отчетности лишают менеджмент шанса оперативно повлиять на операционную деятельность. В январе еще можно что-то предпринять, а в июне нет. И даже в феврале иногда уже нет.

Быстрое закрытие отчетного периода поможет урегулировать с банком-кредитором соблюдение ковенантных условий и привлечь инвесторов

При использовании кредитов с ковенантами (требования кредитного договора к деятельности заемщика и его финансовым показателям) годовая отчетность по МСФО или РСБУ обязательна к представлению. Чем раньше менеджмент получит информацию о соблюдении/нарушении условий, тем легче решит вопрос по кредитам: либо договорится с банком и получит подтверждение о сохранении кредита, либо найдет замену.

Пример

Компания-девелопер, возводящая объекты в центре Москвы и на западе Подмосковья, имеет долларовый кредит в российском банке с госучастием. В 2014–2015 гг. из-за кризиса возникли курсовые убытки, кредитные обязательства выросли. Все это – на фоне обесценения объектов строительства (залога). Представив отчетность в банк в мае 2016 г., компания получила «письмо счастья» о приостановлении кредитной линии. Другая компания-застройщик из холдинга, имеющего еще и торговую сеть, получила отчетность и переоценку объектов уже в январе. Узнав о несоблюдении ковенант и предвосхищая действия банка, менеджмент расширил перечень объектов для залога и предоставил поручительства других компаний. Отзыва кредита удалось избежать.

Если сложно договориться с обслуживающим банком, то найти новый кредит по поздней убыточной отчетности невозможно, придется готовить новую. Поэтому ценность поздней отчетности минимальна. Для инвесторов быстрая отчетность – сигнал об отлаженной системе управления и надежном контроле. Это дает преимущество перед другими проектами инвестирования.

Траты на систему fast close окупаются за год–два, а издержки параллельных учетных и отсталых систем накапливаются годами без отдачи

Даже там, где годовые отчеты формируются во втором полугодии, отдельная информация доступна в январе–мае: плановые или оценочные показатели, данные управленческого учета. Одни люди готовят оперативные данные, другие – итоговые, как результат – дублирующие функции и лишние издержки.

Быстрое закрытие отчетного периода требует затрат на начальном этапе: финансовых, временных и человеческих. Говоря научным языком, внедрение fast close – это реинжиниринг учетных процессов, то есть критический анализ практики и замена «тормозящих» действий на те, что ведут к цели – годовому отчету к 15 января. Первоначальные траты на внедрение компенсируются за счет экономии в будущем на учетных функциях, дешевого финансирования, сбалансированных решений. Нефинансовые издержки связаны с потерей работников, не способных к адаптации, и повышенными нагрузками на ответственных лиц на протяжении периода отладки процесса.

Пример

Компания по производству кондитерских изделий (оборот 900 млн рублей) приняла решение сократить сроки отчетности на три месяца, чтобы иметь комплект до 1 февраля. Спустя год после внедрения финансовая служба представила руководству следующий отчет. Экономия после первого года использования составила 2216 тыс. рублей (рис. 1).

Рисунок 1. Экономия от использвания систебы быстрого закрытия отчетного периода

По свидетельству финансовых директоров компаний, реализовавших переход на быстрое закрытие, минимальный период внедрения составляет 6 месяцев, а полноценная перестройка происходит не ранее чем через год после начала проекта.

Отчетность тормозят контрагенты и коллеги

Бухгалтерия объясняет поздние сроки отчетности недостатком документов или сверок от контрагентов, слишком важных для бизнеса, чтобы ставить им условия. Но наш опыт говорит о других факторах торможения, в том числе внутри компании:

• проверка отчетов подразделений (кадровый отдел, производство, склад и т. д.);
• сверка остатков на складе и по учету;
• формирование оценочных обязательств и начисление резервов;
• проведение проверочных и аудиторских процедур;
• выпуск отчетности (оформление, публикация, защита).

Работая над быстрым закрытием отчетного период, сложности и решения мы делим на четыре группы:

• Взаимодействие с контрагентами.
• Противоречия между подразделениями внутри.
• Проблемы контроля и методологии.
• Объединение учетных систем (торговая, складская, зарплатная, бухгалтерская, управленческая и МСФО).

По опыту КСК ГРУПП, наибольших усилий требует решение противоречий между подразделениями внутри компании.

Рисунок 2. Структура проблем при формировании отчетности

Контрагенты: ускорь, что возможно, оцени, что невозможно, и отличи одно от другого

Затягивание сроков отчетности не освобождает от исправлений в последующем году, а потому бессмысленно. При внедрении быстрого закрытия отчетного периода надо решиться признавать операции без официальных документов. Задача в том, чтобы свести количество таких операций к минимуму.

У каждого контрагента есть фамилия-имя-отчество, причем внутри компании. В обязанности конкретного сотрудника включается ответственность за представление документов или сведений в срок. К примеру, за покупателей отвечают менеджеры, факт отгрузки товара или предоставления услуги без подписи в документе подтверждают условия в договоре.

Пример

В рекламном холдинге привязка переменной части заработной платы клиентских менеджеров к документальной дисциплине решила 90 вопросов из 100 по сбору документов с контрагентов.

Проблемы возникают с монополиями и территориально удаленными контрагентами. В таких случаях для ускорения процесса используют метод начисления резервов (accruals).

А значит, уже в последний день отчетного периода известна приблизительная сумма.

Пример

Менеджер по логистике ж/д оператора вагонов Иванов А. М. не добьется получения документов от ПАО «РЖД» день в день, но составит справку-расчет о расходах на перевозки, используя данные о тарифах, тоннаже и километраже.

Таких «РЖД» мало, а по остальным поставщикам получить вовремя документы можно, используя конкуренцию на рынке, платежные и прочие методы убеждения.

Регламенты и автоматизированные бизнес-процессы исключают внутренние противоречия

Учет зависит от информации смежных подразделений: кадры, производство, строительный участок, снабжение, склад. Быстрое закрытие вовлекает все подразделения и достигает результата благодаря регламенту и автоматизированной системе управления бизнес-процессами.

Регламент фиксирует решения: сроки табелей, расчета заработной платы, ввод основных средств, акты по строительно-подрядным договорам, расчет себестоимости и т. д.

Автоматизированная система управляет сбором данных механически и обезличенно, избегая внутренних конфликтов.

Пример

Мясокомбинат (фермы, переработка, транспортный блок и сеть торговых точек под единым брендом) использует систему электронного документооборота «Первая Форма». 25-го числа месяца формируются задачи ответственным лицам: заполнить табели, закрыть расчеты, вложить калькуляции и прочие документы. Выполнение задачи фиксируется исполнителем и бухгалтерией, а информация о нарушении сроков стекается к руководству. Санкции за нарушение рассчитываются автоматически и корректируют переменную часть оплаты труда.

«Первая Форма» – одно из решений по автоматизации бизнес-процессов наравне с зарубежными (IBM Notes, EMC Documentum и др.), а также российскими [ЭОС (Дело), «1С» («1С:Документооборот 8»), DocsVision, Directum и т. д.]. Частично задачи можно решать через Outlook MS.

Контрольные процедуры и методология облегчают ведение бизнеса, а не жизнь бухгалтерии

Вопросы контроля решаются не отдельной задачей, а одновременно с описанием бизнес-процесса через разделение полномочий, визирование и настройки систем.

Пример

В компании (ремонт ККМ в гипермаркетах) при заведении договора в «1С» указывается срок завершения расчетов по нему. Если расчеты не завершены в срок, появляется напоминание и приостанавливается сервис.

Проволочки при закрытии периода возникают, когда не вся информация внесена при вводе данных. Такие «факультативные» поля, как «статья движения денежных средств», «способ строительства основных средств» и т. п., заполняются формально или не заполняются вовсе. «Правильная» система контролирует такие места и предоставляет специалистам доступ к источнику информации – скану-копии договора, письма или счета.

Пример

В одной девелоперской группе с иностранным владением все скан-копии документов прикрепляются в учетную систему к конкретной операции.

Вероятно, это излишне для рядовой операции, но жизненно необходимо для договоров, оснований платежей, операций по кредиту, строительству, цессии и иным нестандартным событиям. Круг таких документов определяется в регламенте, исключая поиски оригинала, тиражирования и сбор для аудиторов.

Методология учета служит целям компании, поэтому все политики в области учета отталкиваются от реальных потребностей бизнеса, а не комфорта бухгалтерской службы.

Пример

Компания по ремонту офисов А+ дает годовую гарантию заказчикам, которые удерживают 3,5% договора в обеспечение. По опыту компании, работы выполняются в 98 случаях из 100. Такая практика говорит не о плохом качестве работ, это демонстрация лояльности клиенту. Признание удержания в доходах спустя год позволяет соотносить расходы по гарантийному ремонту. Хотя бухгалтерии было удобно включать в доходы всю сумму акта в момент сдачи объекта.

Переоценку активов, тест на обесценение, оценку месторождений, расчет резервов можно организовать заранее. Ведь сложно составить базовые модели, а в готовых полный пересчет производится быстро. Для этого с внешними контрагентами заранее согласовывают договоры и методики, аудиторов приглашают на промежуточный этап.

Единый информационный комплекс строится по принципу «каждое событие обрабатывается в системе один раз»

Единая информационная система на всю компанию – это из области IT-фантастики. Современные интегрируемые между собой решения складываются в гибкую и независимую систему по принципу конструктора, используя данные одной системы в другой без повторного ввода.

Пример

В гостиничном комплексе 4* на черноморском побережье использовались программы: fidelio (гостиница), r-keeper (ресторанный комплекс), Спа (спа-комплекс), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата». Везде были свои справочники, данные стекались в «1С» после ручной обработки в Excel. В результате собственник получал краткие таблички к 30 марта, непроверяемые из-за невозможности «провалиться» в цифры.

Возможность интеграции – это главный принцип при выборе автоматизированных систем, для чего необходимы соответствие программных модулей и единая система справочников. Выявление потребности в информации у всех пользователей позволяет обрабатывать и заносить в систему событие один раз для всех.

Пример

Бухгалтеру Марии не нужна информация о дате погашения долговых ценных бумаг, а юристу Петру нужна. Чтобы юрист не вел отдельный реестр, системе нужны дополнительные поля для ввода данных по юридической части и отчеты в нужных разрезах.

Ранее использовали планы счетов для различных целей, однако, современные системы хранят информацию в регистрах, которых сколько угодно. При вводе события указывают, в каких регистрах его отразить, при этом повторяющая информация копируется, а отличающаяся заносится отдельно. Данные из регистров цепляются для финансового учета к планам счетов, а для нефинансового (продажи, производство, склад и т. д.) – формируют отчеты по регистрам в удобном и настраиваемом индивидуально для пользователя виде.

Рисунок 3. Единый учетный комплекс обеспечивает информацией все службы компании

Соблюдение регламента учета помогает сотрудникам финансовой службы, но его разработка превращает жизнь в кошмар

Регламент (иначе – правила, стандарт, положение и т. д.) – это утвержденный и обязательный к применению внутрифирменный документ, в котором описаны все процедуры, осуществляемые бухгалтерской службой и связанными подразделениями, указаны сроки их осуществления и ответственные за них должностные лица, а также санкции и поощрения.

Семь из десяти регламентов пишут по требованию бухгалтерских и иных нормативных актов. Их оформление снижает отдельные риски, но не формирует логичных бизнес-процессов.

Быстрое закрытие требует не только регламент, но и систему мотивации для его соблюдения. Сделать это можно внутренними силами, но знающие финансовые директора предпочитают привлечь к работе консультантов. Вот их основные аргументы:

1. Начнутся нападки со стороны коллег, для которых «совершенно невозможно что-то изменить, они и так очень стараются и перерабатывают».
2. На подготовку качественного документа уйдет много времени, а значит, регламент будет писаться годами либо другие процессы будут страдать из-за этого.
3. Нужны особые компетенции, в противном случае регламент может получиться «сырым».
4. Нужны полномочия и статус, иначе сотрудники, задействованные в разработке и имеющие вес в компании, могут саботировать работу.

Для сохранения внутреннего климата при разработке регламента отдать роль «плохого полицейского» консультанту. Ответственный за проект со стороны компании станет «хорошим полицейским». Он останется в одной лодке со своей командой и объяснит ей преимущества новой системы.

Комплексный регламент включает в себя:

• учетную политику (для целей б/у, налогообложения, управленческого учета, МСФО);
• порядок и сроки проведения первичных документов (правила документооборота);
• порядок предоставления средств под отчет;
• положение о командировках;
• перечень контрольных процедур;
• показатели эффективности бухгалтерской службы;
• должностные инструкции каждого сотрудника бухгалтерской службы;
• порядок предоставления информации из других подразделений;
• перечень отчетов и информации, предоставляемых в другие подразделения, регулярные и по запросу, сроки выполнения; должностные инструкции бухгалтерских работников, а также фрагменты ДИ смежных отраслей;
• структуру отчетности и пояснений, характер и глубину раскрываемой информации;
• порядок взаимодействия с аудиторами;
• формы бухгалтерских справок и иных первичных документов;
• порядок получения информации о связанных сторонах и операций с ними;
• порядок обзора событий после отчетной даты;
• порядок получения информации о возникающих судебных разбирательствах и иных спорах, требующих признания оценочных обязательств, условных активов и обязательств.