Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

На ресурсе HR-Portal вышла статья Заместителя руководителя кадрового отдела КСК ГРУПП Аиды Ибрагимовой «Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста»

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит — важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.