Как увеличить маржинальность строительной компании с помощью информационных технологий? (На правах рекламы.)

Алексей Дудко, эксперт по IT-безопасности КСК ГРУПП

Строительная компания, работающая на рынке загородного жилья, решила внедрить систему управления ресурсами предприятия. IT-специалисты фирмы выбрали дорогостоящее решение производства США. Закупка серверов, ПО и внедрение обошлись компании в 25 млн рублей. После завершения проекта выяснилось, что часть функционала компании не нужна. Поддержка решения требовала втрое больше ресурсов по сравнению с аналогичной российской системой. Это финансовые затраты на аренду оборудования, время IT-специалистов на обслуживание системы, а аналитиков – на ее модернизацию и т. д. Но вернуть потраченные деньги было уже невозможно.

Такая ситуация – не редкость на строительном рынке. Согласно исследованию, проведенному аналитическим агентством Gartner в 2015 году среди строительных компаний, только 35% внедренных IT-решений принесли пользу бизнесу. Из них лишь 8% увеличили прибыль компании. Большая часть внедренных IT-решений стала убыточной:

• 65% проектов не окупились;
• 20% проектов оказали негативное влияние на бизнес компании.

Несмотря на такую статистику, при грамотном подходе траты на IT окупят себя и принесут прибыль. Как внедрять высокие технологии в строительных компаниях, расскажем в этой статье.

Повышаем эффективность внедрения IT-проектов

Низкое качество реализации IT-проектов связано со сложившейся политикой корпоративного управления: топ-менеджмент рассматривает IT как «черный ящик». Опыт работы КСК ГРУПП со строительными компаниями показывает следующую закономерность: решения о развитии IT принимаются IT-директорами самостоятельно. При формировании стратегии развития решаются только задачи самого IT-департамента, а не стратегические бизнес-цели компании. Показатели надежности и безопасности информационных сервисов не всегда совпадают с требованиями бизнеса. Это приводит либо к перерасходу бюджета, либо к сбоям в работе внутренних процессов компании.

Например, в мае 2016 года строительная компания проиграла электронный аукцион на сумму 48 млн рублей из-за сбоя сетевого оборудования. Это произошло из-за того, что IT-департамент не рассматривал тендерную деятельность как важное направление развития компании. Основные ресурсы подразделения были задействованы в проектах учета рабочего времени сотрудников за компьютером и модернизации сервиса IP-телефонии. Хотя решение этих задач можно было отложить.

Для изменения ситуации требуется преобразовать управленческую модель организации, согласно рекомендациям международных стандартов IT Governance: пересмотреть участие высшего руководства в работе и развитии информационных сервисов и IT в целом. Ответственность за направление развития IT должна в равной степени делиться между бизнесом и IT.

Исследование, проведенное компанией Intelligent Enterprise в 2014 году, показало, что IT-стратегия разработана только у 52% строительных компаний. В 36% случаев сформированная IT-стратегия не коррелирует со стратегией развития компании.

По данным Intelligent Enterprise, только в 3% строительных компаний цели IT-подразделений соответствуют общим целям бизнеса

Повышаем прозрачность работы службы IT

Прозрачность работы IT для бизнеса – это понимание:

• чем заняты сотрудники IT;
• на что тратится бюджет IT;
• какие у IT существуют проблемы и как они решаются.

Для прозрачной работы IT необходимо внедрить «систему координат», показывающую, насколько эффективно служба IT выполняет требования бизнеса. На языке IT «система координат» называется соглашением об уровне обслуживания (Service Level Agreement или SLA). Это «договор» между бизнесом и IT. С одной стороны, он фиксирует требования бизнеса к IT (надежность систем управления проектами, доступность сервисов защищенной телефонии, тиражирование IT-инфраструктуры на новые объекты и т. д.), а с другой – согласие IT выполнять эти требования с заданными параметрами качества.

Прозрачность с точки зрения финансирования IT достигается путем фиксации в SLA стоимости внедрения и поддержки IT-сервисов: электронной почты, интернет-магазина, телефонии, «1С», CRM и др. Это позволяет управлять соотношением цена/качество и оптимизировать стоимость расходов на IT. По статистике КСК ГРУПП, такой подход позволяет сократить расходы на IT до 30%. Контроль работы службы IT обеспечивается путем внедрения и постоянного контроля параметров SLA.

Управляемость IT-инфраструктуры позволяет оперативно адаптироваться в соответствии с новыми трендами и получить конкурентные преимущества перед остальными игроками на рынке. Это достигается путем сокращения сроков внедрения новых IT-решений и модернизации текущей информационной инфраструктуры. Повышение управляемости достигается за счет внедрения облачных решений и формализации IT-процессов.

В компании, занимающейся строительством коммерческой недвижимости, внедрение SLA позволило сократить бюджет на поддержку IT-систем на 25%. В абсолютных величинах – это 108 000 рублей ежемесячно. Срок внедрения и перестройки IT-процессов занял три месяца. Стоимость проекта составила 650 000 рублей. При этом повысился уровень качества работы ключевых для бизнеса сервисов. Модернизация IT-инфраструктуры, состоявшая в переносе серверов в виртуальную среду, позволила сократить время внедрения новых информационных систем и внесения изменений в существующие на 40%.

Как с помощью IT увеличить прибыль компании

По нашей практике, снижение затрат в строительных компаниях достигается путем автоматизации следующих рабочих процессов:

• автоматизация управления внутренними ресурсами компании (ERP);
• автоматизация управления проектами;
• автоматизация бизнес-процессов (согласование договоров, закупки оборудования, заявлений на отпуск и т. д.) и документооборота (BPM и ECM);
• автоматизация подготовки и получения управленческой отчетности;
• надежная защита коммерческой тайны и конфиденциальной информации: клиентской базы данных, списка поставщиков и подрядчиков, управленческой отчетности, финансовых показателей проектов, конкурсных заявок и т. д.

Конкурентные преимущества достигаются за счет развития существующих в компании процессов в тесной связи с IT:

• открытия новых каналов продаж: создание интернет-магазина, продвижение сайта на поисковых площадках, продвижение компании в социальных сетях;
• внедрения новых подходов в управлении взаимоотношениями с клиентами: автоматизация кол-центров, установка CRM-систем;
• ускорения сроков ввода объекта в эксплуатацию за счет автоматизации процессов логистики и проектного управления.

Например, компания, занимающаяся строительством загородного жилья, с помощью IT-решений смогла сократить сроки ввода объекта в эксплуатацию в среднем на 17%.

Практические шаги по модернизации IT

Начинать модернизацию IT следует с проверки текущего состояния IT-инфраструктуры, информационных сервисов и квалификации IT-персонала. В рамках проверки оценивается соответствие текущих бизнес-задач и IT-ресурсов компании.

При аудите IT среди наших клиентов мы в двух случаях из трех наблюдаем поддержку существующих IT-сервисов и выделение незначительных ресурсов на развитие автоматизированных систем учета проектных ресурсов (людские ресурсы, строительная техника, ГСМ, строительные материалы). В большинстве компаний такой учет ведется в Excel. Это приводит как к росту трудозатрат и сроков проекта, так и к банальному воровству на объектах строительства.

Для аудита приглашайте команду экспертов, в которую входят специалисты в сферах IT, HR и управленческого консалтинга. Это позволит объективно оценить IT- и бизнес-процессы.

В процессе аудита совместно разрабатывается «дорожная карта» оптимизации процессов IT и распределения зон ответственности. «Дорожная карта» – это перечень проектов, которые необходимо внедрить. Проекты ранжируются в зависимости от их критичности для бизнеса. Каждый проект должен содержать бюджет, сроки реализации и измеряемые показатели эффекта от внедрения для бизнеса.

От проведения аудита до внедрения IT Governance и соглашения SLA требуется активная работа внешних консультантов, топ-менеджмента и IT-департамента компании. Ни один консультант не знает ваш бизнес лучше вас. Консультанты при этом обладают необходимыми навыками и опытом для проведения экспертизы рынка и конкретной бизнес-модели, а также решения сложных нетиповых бизнес-задач.

Наш опыт показывает, что совместные усилия консультантов и руководителей строительных компаний позволяют выстроить эффективную модель управления IT и добиться следующих показателей в работе компании:

• сокращения внутренних затрат – до 30%;
• сокращения сроков строительства – на 15–20%;
• увеличения объема продаж – на 10%.

Источник: Ведомости.