Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators) — это один из трендов, распространяющийся среди малых и больших компаний. Работая по современной системе KPI, сотрудники должны показывать большую эффективность. Перед ее внедрением стоит узнать об особенностях, плюсах и минусах такого подхода, чтобы оценить его экономическую целесообразность.
Фактически KPI представляет собой новомодную систему показателей, позволяющую работодателям комплексно оценивать вклад своих сотрудников. Во многом она похожа на методику с использованием классического планового подхода. Ее отличительная черта заключается в том, что достижения конкретного работника привязаны к KPI (прибыльности, капитализации, доли на рынке) всей компании.
Целью системы является устранение противоречий между специалистами различных подразделений, чтобы они не тормозили работу друг друга. Сотрудник вносит свой небольшой вклад в общее дело, за что получает финансовое или другое вознаграждение.
Принципы работы по KPI призваны донести до участника команды то, что ему нужно делать для достижения максимальной эффективности. При этом под понятием «эффективность» подразумевается польза, принесенная компании, а не только объем выполненных работ.
Компания имеет общие ключевые показатели эффективности. В каждом департаменте происходит эффективное распределение KPI между сотрудниками. Этот процесс заключается в формулировании для каждого работника 3–5 ключевых показателей, которые без труда поддаются измерению.
KPI для менеджера по продажам можно описать следующим образом:
В передовых западных компаниях каждый сотрудник, работающий по системе с ключевыми показателями эффективности, понимает, за какие заслуги и когда он получит финансовое вознаграждение. Для этого все требования работодателя документируются, и человек понимает, чего именно от него ожидают. Сотрудник, имея список персональных задач со сроками их выполнения, может планомерно приближаться к поставленным целям, а компания получает возможность оценить результаты его работы.
Нередко в дополнение к ежемесячному контролю проводят ежегодную оценку достижений персонала, учитывая результаты каждого KPI. На основе годовой оценки составляются списки специалистов, которых стоит повысить в должности.
В отличие от иностранных работодателей, у которых разработка целей зачастую осуществляется в главном офисе, дирекция отечественных компаний может действовать разными методами. В некоторых случаях ключевые показатели прописываются руководителями по персоналу, а иногда для этого привлекаются консультанты извне. В обоих случаях часто не удается добиться максимального результата, поскольку люди, прописывающие задачи, не знакомы со спецификой работы конкретного специалиста, поэтому они могут обозначать KPI неточно.
В итоге перед сотрудником ставятся цели, которых он не в состоянии достичь, или в них присутствует масса лазеек, позволяющих работнику на законных основаниях трудиться неэффективно. Например, инженеры по обслуживанию компьютерной техники предприятия, действуя в соответствии с требованиями KPI, будут устранять поломки не по мере их поступления, а лишь после множества бюрократических процедур с заполнением и рассмотрением заявок, поскольку без этого они не смогут подтвердить свою эффективность. Поэтому в определении целей и задач должны участвовать люди, четко разбирающиеся в специфике работы конкретного подразделения.
Эта система особенно эффективна для мотивации сотрудников, от работы которых напрямую зависит доход предприятия. В торговой сфере к ним относятся менеджеры по продажам и их руководители, в рекрутинговых компаниях — консультанты, занимающиеся подбором персонала.
В компаниях оценка KPI должна влиять на определение процента роста заработной платы на следующий год. В случае с менеджерами размер ежегодного бонуса зависит от их личных и общих показателей эффективности компании. Это заставляет их максимально качественно выполнять свои обязанности, не забывая о результатах всей организации. Размер бонуса, зависимого от KPI, может составлять от 1/4 до 100% оклада.
В процессе определения суммы бонуса учитывается выполнение индивидуальных задач и вклад в общие ключевые показатели эффективности компании.
KPI должно быть разумное количество, чтобы выполнение каждого пункта заметно отражалось на размерах финансового вознаграждения. В противном случае сотрудник может вовсе проигнорировать некоторые из них, поскольку это не приведет к значительным потерям при получении заработной платы или ежегодного бонуса.
Для ее грамотного внедрения необходимо учитывать минусы, которые она может привнести. Одним из недостатков KPI считается потеря в зарплате всеми сотрудниками, если подразделение не добилось поставленных результатов. Это происходит в тех случаях, когда персональные KPI в большой степени зависят от достижений всего отдела компании. В таких условиях все сотрудники должны постоянно поддерживать себя в форме, работая на пределе своих возможностей. Этим готовы заниматься не все, поэтому аутсайдеры зачастую сами покидают команду.
Недостатком работы с системой KPI называют и то, что многие сотрудники не имеют возможности оказывать влияние на ключевые показатели всего подразделения или компании. Когда на размер бонуса влияет объем продаж, секретари мало чем смогут на них повлиять.
Многие компании, внедряя систему мотивации по ключевым показателям эффективности, забывают о финансовом вознаграждении в случае перевыполнения плана, оставляя только штрафы за несоответствие фактических и ожидаемых результатов. Иногда внедрение KPI происходит без учета стимулирования достижений сотрудниками высоких показателей.
Поскольку для бухгалтеров, инженеров и сотрудников IT-отдела подобрать справедливые KPI нелегко, потребуется особое внимание уделить составлению должностных инструкций.
Не нужно забывать и о том, что для планирования KPI каждого члена команды и подразделения в целом требуется немало времени. Показатели нужно согласовывать и рассчитывать при подведении итогов.
Многие компании после перехода на систему работы по ключевым показателям эффективности сталкиваются с оттоком кадров и негласным саботажем со стороны оставшихся сотрудников. Изменение укоренившихся привычек не проходит гладко.
Новички воспринимают нововведение легче, чем старожилы, особенно после того, как они узнают о наличии бонусов за хорошую работу.
Преимущества KPI
Недостатки KPI
Таким образом, грамотный переход на работу по системе KPI позволит специалистам четко видеть свои обязанности, выполнение которых приведет к получению бонусов. Но изменения в компании не всегда проходят гладко, особенно если расчету ключевых показателей уделяется недостаточно внимания.
